Ban quản trị chung cư CT12B thừa nhận từng sử dụng con dấu tự khắc

Ban quản trị công khai việc từng sử dụng con dấu tự khắc

Theo Biên bản họp Ban quản trị ngày 25/5/2026 được niêm yết công khai tại bảng tin tòa nhà và có chữ ký của 5/5 thành viên Ban quản trị, Ban quản trị CT12B xác nhận đã sử dụng một con dấu tự khắc trước khi hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền.

Biên bản thể hiện, ngày 9/3/2026, để giải quyết các công việc hành chính và kỹ thuật cấp bách tại tòa nhà, Ban quản trị "đã cho thành viên thuê khắc tạm một con dấu để hoạt động". Ban quản trị lý giải việc chậm đăng ký mẫu dấu là do các thành viên hoạt động kiêm nhiệm, chưa nắm bắt đầy đủ quy định về trình tự, thời hạn đăng ký với cơ quan quản lý.

Đến ngày 25/5/2026, Ban quản trị được Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an TP Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu số 06700/ĐKMCD. Theo Biên bản, sau khi đối chiếu, Ban quản trị xác định mẫu con dấu được cấp không trùng với con dấu đã sử dụng trước đó.

Thu hồi con dấu cũ

Cũng theo Biên bản, toàn bộ thành viên Ban quản trị thống nhất thu hồi và chấm dứt sử dụng con dấu tự khắc kể từ ngày 25/5/2026. Con dấu được vô hiệu hóa bằng cách "cắt bỏ hoàn toàn bề mặt cao su chứa nội dung dấu và niêm phong" để lưu trong hồ sơ nội bộ phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.

Đối với các văn bản đã sử dụng con dấu cũ trong thời gian từ ngày 9/3 đến 24/5/2026, Ban quản trị cho biết sẽ lưu kèm Biên bản họp để phục vụ việc giải trình khi có yêu cầu. Riêng các hợp đồng đã ký trong giai đoạn này, Ban quản trị sẽ làm việc với các đối tác để ký phụ lục xác nhận lại nội dung và đóng dấu bằng mẫu con dấu mới.

Cùng ngày, Ban quản trị ban hành Thông báo số 2505/2026/CV-BQT gửi UBND phường Định Công, Công an phường Định Công cùng các cơ quan, tổ chức, đối tác và cư dân, thông báo kể từ ngày 25/5/2026 chỉ sử dụng mẫu con dấu đã được đăng ký; các mẫu con dấu đã sử dụng trước đó (nếu có) không còn giá trị áp dụng.

Liên quan đến sự việc trên, trao đổi với phóng viên báo Công lý, một cán bộ UBND phường Định Công cho biết đã nắm được việc Ban quản trị ban hành các văn bản liên quan đến con dấu tự khắc. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, UBND phường chưa nhận được văn bản chính thức từ Ban quản trị về nội dung này. Hiện cơ quan chức năng đang phối hợp với các đơn vị liên quan để kiểm tra, xác minh và xử lý theo thẩm quyền.

Về phía Ban quản trị, ông Hoàng Văn Biển, Trưởng Ban quản trị chung cư CT12B, cho biết vụ việc đang được cơ quan Công an xem xét; khi có kết quả sẽ thông tin lại. Theo ông Biển, các văn bản liên quan đến việc thu hồi và chấm dứt sử dụng con dấu cũ đã được niêm yết công khai tại bảng tin của tòa nhà.

Pháp luật nghiêm cấm sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu dấu

Theo Luật sư Nguyễn Văn Đồng (Trưởng Văn phòng Luật sư Nhân Chính, Đoàn Luật sư TP Hà Nội), theo quy định tại Điều 5 và khoản 8 Điều 6 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định tổ chức chỉ được sử dụng con dấu sau khi đã đăng ký mẫu dấu và được cơ quan Công an có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; đồng thời nghiêm cấm hành vi sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu dấu.

Căn cứ vào điểm p khoản 2 Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP quy định cơ quan đăng ký mẫu con dấu như sau:“2. Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, gồm: p) Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động;”. Đối chiếu quy định này thì con dấu của Ban quản trị thuộc trường hợp phải khắc tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an TP.Hà Nội.

Đối chiếu với các tài liệu do chính Ban quản trị CT12B công khai, con dấu tự khắc đã được sử dụng từ ngày 9/3/2026, trong khi đến ngày 25/5/2026 Ban quản trị mới được Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an TP. Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu số 06700/ĐKMCD.

"Nếu các tài liệu do Ban quản trị công khai là có căn cứ, cơ quan có thẩm quyền cần kiểm tra, đánh giá việc sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu dấu trong khoảng thời gian từ ngày 9/3/2026 đến trước ngày 25/5/2026 để xác định trách nhiệm theo quy định của pháp luật", Luật sư Đồng nêu quan điểm.

Về xử lý hành chính, Luật sư Đồng cho biết nếu kết quả xác minh xác định có hành vi sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu dấu thì tùy từng trường hợp cụ thể, tổ chức, cá nhân vi phạm có thể bị xem xét xử phạt theo điểm e khoản 3 Điều 16 Nghị định số 282/2025/NĐ-CP ngày 30/10/2025 của Chính phủ, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội. Ngoài hình thức phạt tiền, người vi phạm còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định nếu đủ căn cứ.

Về trách nhiệm hình sự, Luật sư Đồng phân tích, hành vi tự ý khắc con dấu của tổ chức mình không thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật về khắc dấu, quản lý, sử dụng con dấu cần được xác minh làm rõ, nguyên nhân, động cơ của hành vi, tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi nhằm xem xét có hay không hành vi tự ý khắc, sử dụng con dấu vào các mục đích trái quy định pháp luật khác.

Quá trình xác minh nếu có việc khắc và sử dụng con dấu nhằm thực hiện hành vi trái pháp luật và đủ yếu tố cấu thành tội phạm thì người thực hiện có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017, 2025) về Tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức; sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan, tổ chức; thậm chí xem xét các tội danh khác nếu đủ yếu tố cấu thành. Việc có đủ căn cứ xử lý hình sự hay không thuộc thẩm quyền của cơ quan điều tra, nếu có dấu hiệu tội phạm sẽ khởi tố vụ án hình sự để điều tra theo quy định pháp luật.