Học bạ số: Khi nào không cần nộp học bạ giấy?

Bộ Giáo dục và Đào tạo vừa ban hành Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên.

Tại Chương IV, Thông tư quy định cụ thể về việc khai thác, sử dụng học bạ số, trong đó xác định các chủ thể được phép truy cập dữ liệu, mức độ truy cập và những trường hợp học bạ số được sử dụng trong các hoạt động giáo dục.

Những ai được khai thác dữ liệu học bạ số?

Theo quy định, người học là chủ thể của dữ liệu học bạ số và được truy cập, tra cứu, khai thác, sử dụng học bạ số cũng như thực hiện các quyền liên quan theo quy định của pháp luật.

Cha, mẹ hoặc người giám hộ của người học cũng được khai thác dữ liệu theo quy định. Đối với người học chưa thành niên, cha, mẹ hoặc người giám hộ được xem dữ liệu học bạ số, theo dõi kết quả học tập, rèn luyện và đề nghị cơ sở giáo dục kiểm tra dữ liệu khi có căn cứ.

Cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục được truy cập dữ liệu học bạ số trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và theo phân quyền nội bộ.

Đối với cơ quan, tổ chức khác, việc khai thác chỉ được thực hiện khi được pháp luật cho phép hoặc có sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu học bạ số.

Việc khai thác học bạ số được thực hiện thông qua hệ thống thông tin, phần mềm quản lý giáo dục; Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các nền tảng số khác khi đáp ứng điều kiện về kết nối, xác thực, bảo đảm an toàn thông tin và được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

Thông tư yêu cầu việc phân quyền khai thác học bạ số phải bảo đảm nguyên tắc đúng thẩm quyền, đúng phạm vi cho phép, có xác thực và có lưu vết.

Mức độ truy cập được phân định theo từng nhóm chủ thể. Trong đó, cơ quan tiếp nhận dữ liệu học bạ số chỉ được truy cập phần dữ liệu cần thiết để giải quyết thủ tục hành chính hoặc công việc theo thẩm quyền.

Khi nào không cần nộp thêm học bạ giấy?

Học bạ số được sử dụng trong nhiều hoạt động giáo dục như tuyển sinh, chuyển trường, xác minh thông tin về học tập, xét hoàn thành chương trình và xét lên lớp.

Ngoài ra, dữ liệu học bạ số còn phục vụ công tác lưu trữ, quản lý giáo dục, thống kê, phân tích, đánh giá chất lượng giáo dục; tư vấn, định hướng nghề nghiệp, xây dựng kế hoạch giáo dục của nhà trường và thực hiện các thủ tục hành chính trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

Theo quy định, cơ quan tiếp nhận dữ liệu học bạ số có trách nhiệm kiểm tra, xác thực dữ liệu trước khi sử dụng để giải quyết công việc.

Đáng chú ý, khi học bạ số, bản điện tử học bạ số hoặc bản trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng các điều kiện theo Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trường hợp hệ thống tiếp nhận chưa đủ điều kiện kết nối trực tuyến, cơ quan, tổ chức tiếp nhận được sử dụng bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử có xác thực theo quy định.

Học bạ số, bản điện tử học bạ số và bản trích lục điện tử học bạ số cũng có thể được chuyển đổi sang văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản giấy được chuyển đổi hợp lệ có giá trị sử dụng theo quy định pháp luật.

Người học hoặc người đại diện theo pháp luật của người học có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục thực hiện việc chuyển đổi sang văn bản giấy và không phải trả phí.