Việc gửi thông báo và trình tự gửi thông báo văn bản tố tụng theo Luật Trọng tài thương mại

Chương X đã quy định rõ các văn bản tố tụng nào sẽ được cấp, tống đạt hoặc thông báo với một thủ tục rất chặt chẽ và chỉ khi thực hiện đúng các quy định đó mới được coi là tống đạt, thông báo hợp lệ. Trong các phần khác khi đề cập đến các loại văn bản đó Bộ luật tố tụng dân sự cũng có quy định bổ sung cụ thể hơn, ví dụ như quy định tại Điều 199 (BLTTDS 2015 là Điều 227) về triệu tập đương sự đến phiên tòa.

Ngược lại, trong Luật Trọng tài thương mại chỉ quy định một điều về gửi thông báo và trình tự gửi thông báo.

Quy định tại Điều 12 Luật Trọng tài thương mại về phương thức gửi thông báo, việc gửi văn bản tố tụng như thế nào được coi là hợp lệ có nhiều điểm rất khác với quy định của Bộ luật tố tụng dân sự và các văn bản hướng dẫn thi hành của Bộ luật tố tụng dân sự. Do đó, nếu các Trọng tài viên và Thẩm phán nắm vững các quy định và hiểu sâu sắc sự khác nhau giữa hai hình thức tố tụng sẽ giúp cho việc áp dụng tố tụng trọng tài được đúng đắn, tránh được nhầm lẫn, sai sót đáng tiếc mà nhiều thẩm phán mắc phải trong thời gian vừa qua khi xét đơn yêu cầu hủy phán quyết trọng tài.

Nghiên cứu quy định Điều 12 chúng ta rất dễ nhận thấy lựa chọn mà nhà làm luật quan tâm đầu tiên là tôn trọng thỏa thuận của các bên đương sự. Nếu các bên có thỏa thuận về việc gửi thông báo và cách thức, trình tự gửi thông báo thì Hội đồng trọng tài phải thực hiện theo thỏa thuận của các bên. Khi đánh giá Hội đồng trọng tài gửi thông báo các văn bản tố tụng có hợp lệ hay không hợp lệ cũng phải căn cứ vào thỏa thuận đó của các bên để xác định có vi phạm thủ tục tố tụng hay không.

Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận trọng tài về việc gửi thông báo, tài liệu, mà quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài (nơi các bên thỏa thuận giải quyết khi có tranh chấp) có quy định về việc gửi thông báo và trình tự gửi thông báo thì Hội đồng trọng tài phải thực hiện theo các quy định trong quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài đó. Nếu có yêu cầu hủy phán quyết trọng tài về vấn đề tống đạt, thông báo… thì Hội đồng xét đơn phải căn cứ vào quy tắc tố tụng trọng tài để xem xét, đánh giá.

Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận khác, quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài cũng không có quy định khác, thì cách thức và trình tự gửi thông báo trong tố tụng trọng tài sẽ được thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại (chứ không phải căn cứ vào quy định của Bộ luật tố tụng dân sự để xem xét, đánh giá như có Hội đồng xét đơn đã phạm sai lầm khi giải quyết đơn yêu cầu hủy phán quyết trọng tài); cụ thể như sau:

a- Mỗi bên trong quan hệ tranh chấp phải gửi văn bản, tài liệu tới các chủ thể sau:

Các bản giải trình, văn thư giao dịch và tài liệu khác của mỗi bên trong quan hệ tranh chấp phải được gửi tới trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài với số bản đủ để mỗi thành viên trong Hội đồng trọng tài có một bản và phía đương sự bên kia một bản (nếu có nhiều đương sự thì gửi mỗi đương sự một bản), còn một bản lưu tại trung tâm trọng tài.

Số lượng các bản giải trình, văn thư giao dịch và tài liệu khác mà mỗi bên phải chuẩn bị để gửi cho các chủ thể nói trên nhiều hay ít, chủ yếu phụ thuộc vào số lượng Trọng tài viên tham gia giải quyết vụ tranh chấp đó. Nếu các bên không có thỏa thuận về số lượng Trọng tài viên thì Hội đồng trọng tài chỉ có ba thành viên. Số lượng văn bản phải gửi trong trường hợp này là năm bộ văn bản (nếu phía bị đơn chỉ có một đương sự). Nếu các bên thỏa thuận Hội đồng trọng tài là năm thành viên thì số bộ tài liệu phải gửi là bảy bộ văn bản.v.v…

b- Cách thức Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi thông báo

Tại khoản 3 Điều 12 đã quy định phương thức gửi thông báo như sau: “Các thông báo, tài liệu có thể được Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi bằng phương thức giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có ghi nhận việc gửi này”.

Quy định tại khoản 3 Điều 12 cho thấy có nhiều phương thức gửi tài liệu, thông báo. Việc Trung tâm trọng tài, Hội đồng trọng tài lựa chọn phương thức nào là do Trung tâm hay Hội đồng cân nhắc cho phù hợp với tình hình cụ thể, chứ luật không mặc định trước và không quy định cụ thể về thủ tục.

Trong tố tụng dân sự những tình huống khác nhau luật quy định thủ tục tống đạt, thông báo khác nhau, ví dụ Điều 152,153,154… BLTTDS năm 2005 được sửa đổi bổ sung năm 2011; Điều 175, 176, 177, 178, 179, 180… BLTTDS năm 2015. Khi tòa án thực hiện việc tống đạt không thực hiện đúng quy định nói trên bị coi là vi phạm tố tụng. Tố tụng trọng tài không thực hiện theo quy định cấp, tống đạt trong tố tụng dân sự. Đây là sự khác biệt mà thẩm phán phải nắm vững khi xét đơn yêu cầu hủy phán quyết trọng tài.

c- Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi thông báo, tài liệu cho các bên được coi là hợp lệ khi đã thực hiện đúng quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại.

Khoản 2 Điều 12 quy định: “Các thông báo, tài liệu mà Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo”.

Khi trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài đã thực hiện một trong các phương thức gửi thông báo, tài liệu được quy định tại khoản 3 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại, thì như quy định tại khoản 4 Điều 12 là: “Các thông báo, tài liệu do Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi được coi là đã nhận được vào ngày mà các bên hoặc đại diện của các bên đã nhận hoặc được coi là đã nhận nếu thông báo, tài liệu đó đã được gửi phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều này”.

Từ các quy định của Luật Trọng tài thương mại, so sánh giữa việc tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trong Bộ luật tố tụng dân sự và các văn bản hướng dẫn thi hành Bộ luật tố tụng dân sự với việc “tống đạt”, thông báo văn bản tố tụng được quy định tại Điều 12 Luật Trọng tài thương mại chúng ta càng thấy rõ có sự khác nhau rất cơ bản.

Nếu như chỉ so sánh về việc ghi địa chỉ của người bị kiện thì trong tố tụng dân sự bên khởi kiện phải ghi đúng, đầy đủ, cụ thể địa chỉ của người bị kiện ở thời điểm khởi kiện, chứ không phải địa chỉ từ trước đó thì mới được coi là “ghi đầy đủ, cụ thể và đúng địa chỉ của người bị kiện”. Đây mới chỉ là địa chỉ để Tòa án gửi các văn bản tố tụng dân sự đến đương sự. Do đó, “đối với trường hợp trong đơn khởi kiện người khởi kiện có ghi đầy đủ, cụ thể và đúng địa chỉ của người bị kiện, của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 164 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2005 và hướng dẫn tại Điều 5 của Nghị quyết số 05/2012/NQ-HĐTP ngày 3/12/2012 của Hội đồng Thẩm phán, nhưng họ (người bị kiện - tác giả) không có nơi cư trú ổn định, thường xuyên thay đổi nơi cư trú mà không thông báo địa chỉ mới cho người khởi kiện, cho Tòa án, nhằm mục đích giấu địa chỉ, trốn tránh nghĩa vụ đối với người khởi kiện, thì được coi là trường hợp người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cố tình giấu địa chỉ…” việc xác định các đương sự cố tình giấu địa chỉ phải có tài liệu, chứng cứ chứng minh chứ không phải suy đoán. Vì vậy, “nếu người khởi kiện không biết hoặc ghi không đúng địa chỉ của người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan để ghi trong đơn khởi kiện, thì họ phải thực hiện việc tìm địa chỉ của người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan” (khoản 6, 7 Điều 9 Nghị quyết số 05/2012/NQ-HĐTP nói trên).

Trong tố tụng trọng tài thì người khởi kiện ghi “tên, địa chỉ của các bên” trong đơn khởi kiện và theo quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại, có thể hiểu đây là địa chỉ mà các bên đã giao dịch trong quá trình ký kết, trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nếu đã ghi đúng, cụ thể địa chỉ và gửi thông báo, giấy tờ tài liệu, giấy triệu tập… theo địa chỉ này được coi là đã gửi giấy báo, văn bản tố tụng hợp lệ.

Nếu người bị kiện thay đổi địa chỉ (không còn ở địa chỉ cũ mà các bên vẫn giao dịch trước đây) nhưng không báo cho người khởi kiện, nên các tài liệu, văn bản tố tụng do các bên gửi cho nhau hoặc trung tâm trọng tài, hoặc Hội đồng trọng tài vẫn gửi theo địa chỉ mà các bên trước đây vẫn giao dịch thì như quy định tại khoản 4 Điều 12: “… được coi là đã nhận nếu thông báo, tài liệu đó đã được gửi phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều này (khoản 2 Điều 12 - tác giả)”.

Luật Trọng tài thương mại không buộc người khởi kiện phải chứng minh người bị kiện cố tình dấu địa chỉ, không bắt buộc phải niêm yết văn bản tố tụng tại nơi cư trú cuối cùng (nhưng nếu niêm yết được, theo tác giả thì đó là việc làm rất tốt, rất chặt chẽ về tố tụng), mà chỉ cần thực hiện đúng một trong các phương thức gửi được quy định tại khoản 3 Điều 12, gửi đúng địa chỉ mà trước đây các bên vẫn giao dịch “được coi là đã nhận”. Quy định này là phù hợp với thông lệ quốc tế, cũng phù hợp với loại việc này. Vì các bên trong quan hệ tranh chấp (loại việc thuộc thẩm quyền Hội đồng trọng tài) chủ yếu là thương nhân, có hiểu biết hơn người dân bình thường, có điều kiện kinh tế… Đòi hỏi chủ thể phải ứng xử tương thích với vị thế, với tư cách của người hiểu biết. Trong quá trình hoạt động kinh doanh các bên vẫn giao dịch với nhau theo địa chỉ đó, chỉ đến khi làm ăn không còn thuận thảo, mới thay đổi địa chỉ mà không báo cho bên kia biết, phải được coi là cố tình dấu địa chỉ. Bên khởi kiện đã chứng minh địa chỉ ghi trong đơn khởi kiện đúng là địa chỉ mà các bên đã giao dịch, đã liên lạc cuối cùng với nhau, thì tố tụng trọng tài tiếp tục diễn ra bình thường.

Nếu Luật Trọng tài thương mại đòi hỏi phải tiến hành niêm yết như tố tụng dân sự, khi gặp đương sự cư trú ở nước ngoài sẽ không thể thực hiện được, tố tụng trọng tài rơi vào bế tắc. Do dó, tố tụng trọng tài, Luật trọng tài Việt nam và nhiều nước cũng không đòi hỏi như vậy.

Luật Trọng tài thương mại không quy định theo hướng buộc trọng tài và người khởi kiện phải truy tìm địa chỉ của người bị kiện tại thời điểm khởi kiện, không buộc trọng tài và người khởi kiện phải “chạy theo” bên không cung cấp địa chỉ mới sau khi dời khỏi địa chỉ cũ, không “chạy theo” bên bị khởi kiện. Do đó, Điều 54 Luật Trọng tài thương mại khi đề cập đến việc gửi một loại văn bản thông báo tố tụng là “giấy triệu tập” cũng không có quy định gì khác về phương thức gửi và địa chỉ phải gửi như đã quy định tại Điều 12, mà chỉ đề cập về thời gian là: “… giấy triệu tập tham dự phiên họp phải được gửi cho các bên chậm nhất 30 ngày trước ngày mở phiên họp”.

Luật Trọng tài thương mại chỉ quy định “các thông báo, tài liệu… gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên…”, “Giấy triệu tập… gửi cho các bên…”, còn các bên có nhận được hay không thì Điều 54 Luật Trọng tài thương mại không đề cập cụ thể. Nhưng với lời văn tại khoản 2 và khoản 4 Điều 12 là: “Thông báo, tài liệu… gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên”, nếu đã gửi đúng địa chỉ đó sẽ “… được coi là đã nhận” được. Do đó, nếu một bên thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho bên kia (đối tác trước đây của mình) biết, thì khi có phán quyết trọng tài không được lấy lý do là vi phạm tố tụng trọng tài vì “không được tống đạt các tài liệu tố tụng trọng tài” để yêu cầu hủy phán quyết. Nếu đương sự có yêu cầu hủy với lý do này sẽ không được chấp nhận.

Trong quá trình áp dụng Pháp lệnh trọng tài thương mại đã có Tòa án nhận thức đúng quy định về tống đạt, gửi thông báo, giấy tờ, tài liệu trong quá trình tố tụng nên đã giải quyết đúng. Dưới đây là một ví dụ:

Tại Quyết định số 833/2010/QĐ-KDTMST ngày 10/6/2010 của Tòa án nhân dân thành phố HCM về việc xét đơn yêu cầu hủy phán quyết trọng tài giữa bên yêu cầu là Công ty South China Seafood và Công ty cổ phần chế biến và xuất nhập khẩu thủy sản Cadovimex. Hội đồng xét đơn đã nhận xét về việc bị đơn không cung cấp địa chỉ mới dẫn đến không nhận được giấy tờ, tài liệu trong quá trình tố tụng trọng tài như sau:
“… Về lý do thứ hai (quá trình tố tụng trọng tài không được thực hiện hợp lệ vì Công ty South China Seafood không được tống đạt các tài liệu tố tụng trọng tài):

Theo Quyết định trọng tài và các tài liệu do Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam cung cấp cho Tòa án thì Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam đã thực hiện đúng thủ tục tố tụng trọng tài quy định tại các Điều 38, 40 và 41 của Pháp lệnh trọng tài thương mại và tại các Điều 20, 22 và 23 của Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này là đã gửi thông báo và giấy triệu tập phiên họp cho các bên trong một thời gian hợp lý trước khi tiến hành phiên họp và ra quyết định trọng tài giải quyết vụ tranh chấp.

Căn cứ vào lời trình bày của đại diện Công ty South China Seafood tại phiên họp hôm nay thì việc thay đổi, bổ sung địa chỉ của Công ty South China Seafood so với địa chỉ giao dịch ghi trong hợp đồng (thêm tên của block (A hoặc B) phía sau địa chỉ cũ “620 S. Hacienda Blvd., City of Industry CA 91745” thì bưu điện mới gửi tới được nhưng Công ty South China Seafood không thông báo kịp thời cho bên cùng ký hợp đồng biết để bổ sung) dẫn đến việc Công ty không nhận được giấy triệu tập của trọng tài là lỗi của Công ty South China Seafood không thông báo địa chỉ mới của mình, không phải do việc vi phạm quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài gây ra.

Do bên yêu cầu là Công ty South China Seafood không chứng minh được căn cứ để Tòa án ra quyết định hủy Quyết định trọng tài số 14/08 của Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam theo quy định tại Điều 54 Pháp lệnh trọng tài thương mại nên không có căn cứ để Tòa án chấp nhận yêu cầu hủy quyết định trọng tài.

Ý kiến của Kiểm sát viên đại diện Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đề nghị Tòa án không hủy quyết định trọng tài là có cơ sở, Hội đồng xét đơn yêu cầu thấy cần ra quyết định không hủy Quyết định trọng tài số 14/08 của Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.

Vì các lẽ trên

Áp dụng các Điều 315, 341 của Bộ luật tố tụng dân sự; các Điều 53, 54, 55 và 57 của Pháp lệnh trọng tài thương mại, Điều 42 của Pháp lệnh án phí, lệ phí Tòa án và Điều 14 Nghị định số 25/2004/NĐ-CP ngày 15/01/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Pháp lệnh trọng tài thương mại;

Quyết định:

1- Không hủy Quyết định trọng tài số 14/08 của Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam giải quyết vụ tranh chấp số 14/08 ngày 27/11/2008 giữa Công ty South China Seafood và Công ty cổ phần chế biến và xuất nhập khẩu thủy sản Cadovimex.

2- Quyết định trọng tài số 14/08 của Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam được thi hành kể từ ngày quyết định của Tòa án không hủy quyết định trọng tài có hiệu lực.”

Đây là lựa chọn đúng đắn của Hội đồng xét đơn yêu cầu hủy phán quyết trọng tài của Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh.

Thực tế hiện nay, có một tỷ lệ đáng kể sau khi hai bên ký kết, thực hiện một phần hoặc toàn bộ hợp đồng, một bên thay đổi địa chỉ không báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, và đối tác biết địa chỉ mới. Do đó, khi nguyên đơn khởi kiện ra trọng tài, đã ghi địa chỉ theo hợp đồng (nếu đây cũng là địa chỉ cuối cùng mà hai bên liên lạc với nhau) hoặc ghi theo địa chỉ mà sau khi ký hợp đồng hai bên đã giao dịch với nhau. Trọng tài căn cứ vào địa chỉ mà trước đây hai bên vẫn giao dịch (do người khởi kiện cung cấp) để thực hiện việc gửi văn bản thông báo, tài liệu, giấy triệu tập đến bị đơn, dù thực tế bị đơn đã rời khỏi địa chỉ đó, nếu không nhận được các văn bản tố tụng thì không bị coi là vi phạm thủ tục tố tụng. Đây là một sự lựa chọn rất có ý nghĩa thực tiễn, không dành “đất” cho những đương sự không có thiện chí có thể lợi dụng, ngăn cản tố tụng trọng tài.

Tuy Luật Trọng tài thương mại đã quy định như vậy, nhưng trong thực tiễn hoạt động, khi trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi thông báo, tài liệu đến bị đơn theo địa chỉ nguyên đơn cung cấp mà bị trả lại, thì trọng tài cần yêu cầu nguyên đơn cung cấp lại địa chỉ của bị đơn, nếu nguyên đơn cung cấp được địa chỉ mới của bị đơn thì việc gửi các văn bản tố tụng phải theo địa chỉ mới. Trong trường hợp gửi văn bản tố tụng đến địa chỉ mới của bị đơn vẫn bị trả lại và nguyên đơn không thể xác định được địa chỉ nào khác của bị đơn, do bị đơn đã dời địa chỉ đó, không để lại thông tin, dấu vết gì khác, nên nguyên đơn không thể biết được bị đơn hiện đang ở đâu, thì trọng tài cần hỏi nguyên đơn có tiếp tục tố tụng trọng tài hay rút đơn khởi kiện để nguyên đơn lựa chọn. Nếu nguyên đơn đề nghị trọng tài tiếp tục giải quyết thì trọng tài giải quyết tranh chấp vắng mặt bị đơn. Việc giải quyết vắng mặt bị đơn trong trường hợp nguyên đơn đã cung cấp chính xác địa chỉ mà hai bên đã giao dịch trước khi khởi kiện và các văn bản tố tụng trọng tài đã được gửi theo địa chỉ đó thì việc xét xử vắng mặt đó là hợp lệ, không bị coi là vi phạm tố tụng.

d- Thời hạn nhận thông báo

Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 thì thời hạn nhận thông báo, tài liệu được tính kể từ ngày tiếp theo ngày được coi là đã nhận thông báo, tài liệu. Nếu ngày tiếp theo là ngày lễ hoặc ngày nghỉ theo quy định của nước, vùng lãnh thổ nơi mà thông báo, tài liệu đã được nhận thì thời hạn này bắt đầu được tính từ ngày làm việc đầu tiên tiếp theo. Nếu ngày cuối cùng của thời hạn này là ngày lễ hoặc ngày nghỉ theo quy định của nước, vùng lãnh thổ nơi mà thông báo, tài liệu được nhận thì ngày hết hạn sẽ là cuối ngày làm việc đầu tiên tiếp theo.

Ví dụ: Bị đơn nhận được đơn khởi kiện và tài liệu kèm theo là ngày 14/02/2015 nhưng vì thời gian nghỉ tết âm lịch bắt đầu từ ngày 15/02/2015 và đến ngày 24/02/2015 mới đi làm. Do đó, thời hạn 30 ngày mà bị đơn phải gửi bản tự bảo vệ cho Trung tâm trọng tài bắt đầu tính từ ngày 24/02/2015. Ngày cuối cùng của thời hạn là ngày 25/3/2015. Ngày 25/3/2015 là ngày thứ tư, nhưng đặt giả thiết ngày 25/3/2015 là thứ bảy thì ngày hết hạn gửi bản tự bảo vệ sẽ là ngày 27/3/2015.