TANDTC đưa quản lý án lên nền tảng số

Ngày 11/9/2026, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao (TANDTC) ban hành Quyết định số 358/QĐ-TANDTC về việc ban hành Quy định tạm thời về quản lý, sử dụng Nền tảng quản lý án toàn trình của TAND trong giai đoạn thí điểm.

Quy định áp dụng đối với các đơn vị thuộc TANDTC và các Tòa án trong phạm vi triển khai thí điểm; cùng thẩm phán, thẩm tra viên, thư ký Tòa án, công chức, viên chức, người lao động được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành và sử dụng nền tảng.

Theo quy định, Nền tảng quản lý án toàn trình là hệ thống thông tin dùng chung của TAND, phục vụ quản lý xuyên suốt quá trình tiếp nhận, thụ lý, giải quyết, xét xử vụ án, vụ việc; thực hiện các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của Tòa án trong giai đoạn thi hành án; quản lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu trên môi trường số.

Mỗi vụ án, vụ việc có một hồ sơ điện tử thống nhất

Một trong những nguyên tắc quan trọng của nền tảng là dữ liệu được cập nhật một lần, sử dụng nhiều lần, bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, thống nhất và có khả năng kiểm tra, đối chiếu, truy xuất nguồn gốc.

Đối với những chức năng, quy trình nghiệp vụ đã được TANDTC công bố triển khai trên nền tảng, người sử dụng phải thực hiện trên hệ thống, trừ trường hợp được quy định hoặc do sự cố, trở ngại khách quan.

Mỗi vụ án, vụ việc thuộc phạm vi thí điểm được tạo lập một hồ sơ điện tử thống nhất, gắn với mã định danh duy nhất. Hồ sơ được hình thành từ thời điểm tiếp nhận thông tin, tài liệu đầu tiên hoặc từ thời điểm thụ lý theo quy trình nghiệp vụ tương ứng và được cập nhật trong suốt quá trình giải quyết.

Tài liệu tiếp nhận được phân loại để xác định hình thức kiểm tra, số hóa, cập nhật hoặc quản lý phù hợp. Đối với tài liệu giấy, bộ phận tiếp nhận phải thực hiện số hóa; tài liệu điện tử phải được cập nhật kèm thông tin về nguồn gốc.

Hồ sơ điện tử phải phản ánh được quá trình xử lý, trạng thái pháp lý của văn bản, tài liệu, dữ liệu và nơi lưu giữ bản gốc hoặc tài liệu quản lý riêng, nếu có.

Trong giai đoạn thí điểm, hồ sơ giấy vẫn là hồ sơ chính thức để thực hiện các hoạt động tố tụng theo quy định pháp luật. Hồ sơ điện tử được quản lý song song với hồ sơ giấy, trừ trường hợp pháp luật hoặc văn bản có thẩm quyền quy định khác.

Trước khi kết thúc hồ sơ, thẩm phán, thư ký hoặc công chức được phân công phải rà soát tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của hồ sơ điện tử. Dữ liệu thiếu, sai lệch, trùng lặp hoặc không thống nhất phải được kiểm tra, chỉnh lý, bổ sung và lưu lại lịch sử xử lý.

AI, OCR chỉ hỗ trợ, người dùng chịu trách nhiệm xác nhận dữ liệu

Quy định tạm thời cũng đề cập việc sử dụng các công cụ công nghệ như OCR và AI trong quá trình tạo lập dữ liệu.

Theo đó, dữ liệu được tạo lập từ OCR, AI hoặc các công cụ hỗ trợ khác chỉ có giá trị tham khảo. Người sử dụng phải kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu trước khi quyết định sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ.

Người sử dụng chịu trách nhiệm đối với dữ liệu đã xác nhận. Nếu phát hiện dữ liệu đã cập nhật có sai sót, việc chỉnh sửa, đính chính phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền, được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống và không làm mất dữ liệu hoặc lịch sử xử lý trước đó.

Nền tảng phải có cơ chế kiểm tra, cảnh báo, đối soát và phát hiện dữ liệu thiếu, trùng, sai định dạng hoặc không thống nhất trong phạm vi kỹ thuật có thể xác định.

Đáng chú ý, các thao tác tạo lập, cập nhật, chỉnh sửa, phê duyệt, ký số, cấp số, phát hành và khai thác dữ liệu phải được ghi nhận trong nhật ký hệ thống. Dữ liệu lưu vết điện tử được sử dụng phục vụ quản lý, kiểm tra, giám sát, đối soát, điều tra sự cố và xem xét trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có liên quan.

Quy định nghiêm cấm việc cố ý không cập nhật, cập nhật thiếu, chậm hoặc làm sai lệch dữ liệu nhằm né tránh quản lý, giám sát, thống kê hoặc làm sai lệch tình trạng giải quyết vụ án, vụ việc.

Người sử dụng cũng không được dùng tài khoản của người khác, cho mượn, cho thuê, chia sẻ tài khoản hoặc thông tin xác thực; không được truy cập, khai thác, sao chép, chia sẻ dữ liệu, hồ sơ điện tử trái thẩm quyền, trái mục đích.

Việc xóa, sửa, làm sai lệch, hủy hoại dữ liệu, hồ sơ điện tử hoặc dữ liệu lưu vết trái quy định cũng bị nghiêm cấm.

Cấp số tự động, tống đạt điện tử và xử lý khi hệ thống gặp sự cố

Nền tảng quản lý án toàn trình được thiết kế để hỗ trợ tạo lập, ký số, cấp số và phát hành văn bản tố tụng điện tử.

Theo quy định, văn bản tố tụng điện tử phải được tạo lập trên nền tảng ở các bước tố tụng theo quy định pháp luật và được quản lý thống nhất trong hồ sơ điện tử của vụ án, vụ việc.

Việc cấp số văn bản được thực hiện theo từng loại án, loại văn bản và quy tắc quản lý số do Tòa án nhân dân tối cao quy định. Số được cấp tự động, liên tục theo thứ tự thời gian hệ thống tiếp nhận yêu cầu cấp số, bảo đảm không trùng số và không cấp một số cho nhiều văn bản.

Sau khi được cấp, số văn bản được ghi nhận ngay vào sổ nghiệp vụ điện tử và gắn với hồ sơ điện tử của vụ án, vụ việc. Hệ thống phải bảo đảm đồng bộ giữa số trên văn bản, số trong sổ nghiệp vụ điện tử và thông tin trong hồ sơ điện tử.

Việc hủy số chỉ áp dụng đối với văn bản đã được cấp số nhưng chưa ban hành hoặc chưa phát sinh giá trị pháp lý, như trường hợp thao tác nhầm, cấp số trùng, lỗi kỹ thuật hoặc văn bản chưa đủ điều kiện ban hành.

Số đã hủy vẫn được lưu vết và không bị xóa khỏi hệ thống. Không được hủy số nhằm thay đổi thứ tự số, lựa chọn số khác hoặc che giấu việc cấp số không đúng quy định.

Nền tảng cũng hỗ trợ gửi, nhận, thông báo, tống đạt văn bản điện tử và tiếp nhận tài liệu, chứng cứ điện tử. Các hoạt động này có thể được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ tư pháp công, ứng dụng định danh điện tử quốc gia (VNeID) hoặc các hệ thống được pháp luật cho phép.

Tuy nhiên, văn bản giấy và chữ ký trực tiếp vẫn được sử dụng trong một số trường hợp, như tài liệu thuộc bí mật nhà nước; hệ thống, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật hoặc đường truyền gặp sự cố; địa điểm thực hiện hoạt động tố tụng không có phương tiện kỹ thuật hoặc kết nối mạng; người có thẩm quyền không thể sử dụng chữ ký số; hoặc trường hợp bất khả kháng, tình huống khẩn cấp, trở ngại khách quan.

Việc sử dụng văn bản giấy không làm thay đổi trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử. Sau khi điều kiện kỹ thuật được bảo đảm hoặc lý do không thể thực hiện trên hệ thống không còn, tài liệu giấy phải được số hóa và cập nhật vào hồ sơ điện tử.

Trong trường hợp nền tảng gặp sự cố có nguy cơ ảnh hưởng đến thời hạn tố tụng, thời hạn ban hành văn bản hoặc yêu cầu xử lý công việc, người có thẩm quyền được quyết định thực hiện theo phương thức dự phòng phù hợp với quy định pháp luật.

Nếu phải cấp số thủ công trong thời gian hệ thống gặp sự cố, việc cấp số phải bảo đảm liên tục, không trùng lặp, có thể kiểm tra, đối chiếu và đồng bộ sau khi nền tảng hoạt động trở lại.

Đặc biệt, chậm nhất 3 giờ kể từ thời điểm nền tảng hoạt động trở lại, dữ liệu phát sinh trong thời gian gặp sự cố phải được cập nhật, đối soát và đồng bộ đầy đủ, bảo đảm không làm sai lệch thứ tự, thời điểm và trạng thái nghiệp vụ thực tế.

Quyết định số 358/QĐ-TANDTC có hiệu lực kể từ ngày 11/9/2026. Cục Công nghệ thông tin TANDTC được giao chủ trì triển khai, hướng dẫn quản trị, vận hành và sử dụng nền tảng; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và tổng hợp khó khăn, vướng mắc để báo cáo Chánh án Tòa án nhân dân tối cao xem xét, quyết định.