Bổ sung quy chế quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử ngành BHXH

Công văn quy định cụ thể các nguyên tắc và yêu cầu quản lý đối với: Văn bản đến, văn bản đi, tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Cụ thể, tất cả văn bản đến cơ quan BHXH, bao gồm: BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh, thành phố và BHXH các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải đăng ký và lưu vào hệ thống E-Office. Số đến của văn bản là duy nhất trong hệ thống E-Office của BHXH các cấp. Với văn bản đến ở dạng giấy, văn thư cần thực hiện số hoá và lưu trữ theo quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia.

Tất cả văn bản đi của cơ quan BHXH các cấp phải được đăng ký vào hệ thống E-Office (trừ văn bản mật). Số của văn bản đi là duy nhất trong hệ thống E-Office của BHXH các cấp.

Trong soạn thảo và phát hành văn bản điện tử của cơ quan BHXH thực hiện theo quy định tại Quyết định số 599/QĐ-BHXH ngày 15/5/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Trong đó, phải đảm bảo: Văn bản phát hành sử dụng chữ ký số của cá nhân và đơn vị do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp; tuân thủ các nguyên tắc về vị trí chữ ký, mầu mực, hình ảnh, thông tin đi kèm.

Thực hiện quy trình quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử, BHXH Việt Nam kỳ vọng nâng cao hiệu quả quản lý, góp phần cải cách TTHC, giảm chi phí hành chính của ngành BHXH.