TAND khu vực 15 – An Giang: "Về đích" sớm thực hiện cao điểm “90 ngày đêm làm sạch dữ liệu hôn nhân”

Huy động tổng lực thực hiện

TAND khu vực 15 – An Giang có phạm vi thẩm quyền lãnh thổ đối với 10 đơn vị hành chính cấp xã thuộc tỉnh An Giang gồm: An Phú, Vĩnh Hậu, Nhơn Hội, Khánh Bình, Phú Hữu, Tân An, Châu Phong, Vĩnh Xương, Tân Châu, Long Phú (thuộc thị xã Tân Châu và huyện An Phú, tỉnh An Giang cũ).

Do phạm vi thẩm quyền lãnh thổ rộng, dân số đông nên số lượng hồ sơ án hôn nhân gia đình (HNGĐ) phải số hóa lên đến 9.011 hồ sơ.

Theo Chánh án TAND khu vực 15 – An Giang Thái Chí Bình, dữ liệu án HNGĐ tại TAND vô cùng quan trọng, liên quan trực tiếp đến quyền lợi cá nhân. Việc số hóa không đơn thuần là scan (số hóa vật lý hồ sơ) hay nhập liệu mà đòi hỏi người thực hiện phải xem xét, phân loại, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ trước khi nhập liệu nên mất rất nhiều thời gian.

Mặt khác, thời điểm thực hiện 90 ngày đêm làm sạch dữ liệu án HNGĐ lại diễn ra vào thời điểm sắp xếp bộ máy, "chạy đua" hoàn thành kế hoạch năm công tác. Đây là thách thức kép, đòi hỏi toàn thể công chức, người lao động trong đơn vị phải vượt qua.

“Để có thể hoàn thành cùng lúc hai nhiệm vụ, vừa công tác chuyên môn và vừa số hóa hồ sơ, đơn vị đã đề ra giải pháp phát huy tinh thần đoàn kết tập thể, linh hoạt phân công, kết hợp nhuần nhuyễn giữa nhiệm vụ chuyên môn và nhiệm vụ số hóa.

Theo đó, đơn vị đã huy động toàn bộ công chức, người lao động trong đơn vị với gần 40 nhân sự để thực hiện song song công tác số hóa hồ sơ và các công tác khác của đơn vị”, Chánh án TAND khu vực 15 - An Giang Thái Chí Bình cho biết.

“Hai trong một” thực hiện số hóa hồ sơ

Theo Chánh án TAND khu vực 15 – An Giang Thái Chí Bình, để có thể hoàn thành khối lượng công việc số hóa hơn 9.000 hồ sơ sớm hơn 30 ngày so với quy định, lãnh đạo đơn vị đã có sự định hướng, chỉ đạo sát sao, phân công tổng thể, bố trí thời gian biểu hợp lý, đảm bảo trang thiết bị tác nghiệp.

Đơn vị đã huy động 6 máy thực hiện nhiệm vụ scan hồ sơ (4 máy tại cơ sở chính, 2 máy cơ sở 2); sử dụng tất cả máy tính để bàn, laptop cá nhân để nhập liệu.

Ban lãnh đạo TAND khu vực 15 đã phân công Thẩm phán tận dụng thời gian giữa các hoạt động chuyên môn để kiểm tra, rà soát tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi số hóa nhưng vẫn đảm bảo việc xét xử, giải quyết án đúng tiến độ.

Thư ký Tòa án, người lao động là lực lượng nòng cốt trực tiếp thực hiện scan, nhập dữ liệu, đặt tên file, kiểm tra chất lượng ảnh scan, dành một phần thời gian trong ngày/tuần tập trung cho số hóa.

Chánh Văn phòng và Phó Chánh văn phòng được phân công sao y các bản án, quyết định chấm dứt hôn nhân gửi đến UBND cấp xã nơi đăng ký kết hôn để thực hiện đúng theo yêu cầu nhiệm vụ.

Đối với bộ phận scan, phân công 01 Tổ trưởng bộ phận scan chịu trách nhiệm quản lý, phân công nhiệm vụ cụ thể hàng ngày/tuần, kiểm tra chất lượng hình ảnh scan (độ rõ, đủ trang, đúng thứ tự), theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh tại chỗ.

Đối với bộ phận nhập dữ liệu và chỉnh sửa (bảo đảm chất lượng nội dung), bộ phận này được hình thành từ các nhóm nhỏ, mỗi nhóm có 01 Thẩm phán, 01 Thư ký Tòa án và 01 Thư ký phụ trách nhập hồ sơ hoà giải đối thoại. Các nhóm được phân công phụ trách chỉnh sửa dữ liệu theo năm cụ thể.

Bộ phận phê duyệt cuối cùng là lãnh đạo đơn vị (Chánh án, Phó Chánh án) được phân công phụ trách phê duyệt toàn bộ hồ sơ sau khi đã qua khâu chỉnh sửa của các nhóm. Rà soát lần cuối về mặt hình thức và nội dung pháp lý quan trọng của hồ sơ điện tử. Ký số phê duyệt hoàn tất quy trình số hóa cho từng hồ sơ, đảm bảo tính pháp lý đầy đủ của dữ liệu điện tử.

“Thay vì tách rời hoàn toàn hoạt động số hóa hồ sơ và giải quyết các loại vụ việc chuyên môn khác, đơn vị đã áp dụng mô hình “hai trong một” (vừa làm án vừa thực hiện số hóa hồ sơ), tranh thủ làm thêm buổi trưa và khung giờ từ 16 - 17 giờ hoặc buổi tối các ngày trong tuần.

Vừa làm nhiệm vụ chuyên môn vừa tham gia công tác số hóa hồ sơ là điểm sáng trong cách tổ chức thực hiện đợt cao điểm “90 ngày đêm làm sạch dữ liệu hôn nhân và cắt giảm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân” của đơn vị”, Chánh án TAND khu vực 15 – An Giang Thái Chí Bình chia sẻ kinh nghiệm.