TAND khu vực 7 - Nghệ An: Từ những hồ sơ số đến tiện ích cho người dân

Việc từng bước số hóa quy trình tố tụng, khai thác hiệu quả các nền tảng số không chỉ nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động Tòa án mà còn góp phần xây dựng nền tư pháp hiện đại, công khai, minh bạch và ngày càng gần dân.

Chuyển đổi từ nhận thức đến cách làm

TAND khu vực 7 - Nghệ An thực hiện nhiệm vụ trên địa bàn 13 đơn vị hành chính cấp xã, phần lớn mang đặc trưng bán sơn địa, dân cư phân bố không đồng đều.

Một bộ phận người dân là đồng bào dân tộc thiểu số, sinh sống rải rác tại vùng sâu, vùng xa; có địa bàn cách trụ sở Tòa án từ 50-60km.

Địa bàn rộng, giao thông ở một số nơi còn khó khăn, trong khi các tranh chấp dân sự, nhất là đất đai, thừa kế, đồi rừng diễn biến khá phức tạp. Các vụ việc hôn nhân và gia đình cũng đặt ra nhiều yêu cầu trong quá trình xác minh, tống đạt và giải quyết.

Trong điều kiện ấy, việc đổi mới phương thức hoạt động không đơn thuần nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền tư pháp, mà còn xuất phát từ chính đòi hỏi của thực tiễn: làm sao giải quyết công việc nhanh hơn, quản lý dữ liệu khoa học hơn và quan trọng nhất là giảm những thủ tục, thời gian, chi phí không cần thiết cho người dân.

Sau khi kiện toàn tổ chức, TAND khu vực 7 hiện có 22 cán bộ, công chức và người lao động, trong đó có 9 Thẩm phán. Cùng với ổn định bộ máy, tập thể lãnh đạo đơn vị xác định chuyển đổi số là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, gắn trực tiếp với chất lượng giải quyết, xét xử các loại vụ án.

Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; các nghị quyết, kế hoạch của TANDTC về chuyển đổi số, xây dựng Tòa án điện tử được quán triệt đến từng cán bộ, đảng viên.

Từ các hội nghị trực tuyến đến sinh hoạt chi bộ, họp cơ quan, chuyển đổi số dần trở thành nội dung thường xuyên thay vì một nhiệm vụ riêng biệt. Đơn vị thành lập tổ chuyển đổi số, phân công nhiệm vụ, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện.

Tháng 3/2026, Chi bộ TAND khu vực 7 tổ chức sinh hoạt chuyên đề “Chuyển đổi số trong hoạt động cơ quan gắn với vai trò của đảng viên”.

Điều được đặt ra không chỉ là cán bộ phải biết sử dụng công nghệ, mà phải thay đổi tư duy, phương thức xử lý công việc và chủ động thích ứng với môi trường làm việc mới.

Từ nhận thức ấy, chuyển đổi số từng bước đi vào những công việc cụ thể. Hệ thống quản lý án, công bố bản án, quản lý văn bản và điều hành, số hóa hồ sơ, thống kê, Trợ lý ảo Tòa án... được khai thác trong hoạt động chuyên môn.

Thay vì coi công nghệ là công cụ hỗ trợ bên ngoài, cán bộ, công chức từng bước đưa các nền tảng số trở thành một phần của quy trình làm việc hằng ngày.

Từng bước hình thành “dòng chảy” dữ liệu số

Trong hoạt động Tòa án, mỗi hồ sơ chứa đựng một lượng lớn thông tin, tài liệu liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Quản lý đầy đủ, chính xác dữ liệu vì vậy không chỉ phục vụ công tác điều hành mà còn góp phần nâng cao chất lượng giải quyết, xét xử.

Từ ngày 1/7/2025 đến 30/6/2026, TAND khu vực 7 đã cập nhật 1.489/1.489 hồ sơ lên hệ thống quản lý án. Trong đó có 185 hồ sơ hình sự, 542 hồ sơ dân sự, 695 hồ sơ hôn nhân và gia đình; còn lại thuộc các lĩnh vực kinh doanh thương mại, hành chính và áp dụng biện pháp xử lý hành chính. Bên cạnh đó, kết quả của 310/310 quyết định thi hành án hình sự cũng được cập nhật đầy đủ.

Trong quá trình vận hành, khi phát hiện việc thu thập, xác thực mã số định danh của bị can, bị cáo, đương sự có thời điểm chưa đồng bộ, lãnh đạo đơn vị đã điều chỉnh quy trình.

Thư ký trực tiếp nhận đơn, hồ sơ có trách nhiệm thu thập mã định danh, xác thực danh tính và cập nhật thông tin ngay từ bước đầu.

Cách làm này giúp dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ khi hồ sơ được tiếp nhận, hạn chế thiếu sót ở các công đoạn sau và tạo thuận lợi cho việc khai thác thông tin trong suốt quá trình giải quyết vụ việc.

Song song với quản lý những vụ việc mới, một khối lượng lớn hồ sơ lưu trữ cũng từng bước được “đánh thức” trên môi trường số.

Thực hiện kế hoạch làm sạch dữ liệu án hôn nhân và gia đình, đơn vị đã hoàn thành số hóa toàn bộ hồ sơ thuộc lĩnh vực này từ năm 2010 đến 2025 theo yêu cầu. Sau khi tích hợp dữ liệu số hóa của các đơn vị trước sáp nhập, đến nay đã có 4.738 hồ sơ được đưa lên hệ thống.

Việc số hóa giúp quá trình tra cứu bản án, quyết định thuận tiện hơn, giảm thời gian tìm kiếm thủ công và từng bước hình thành nguồn dữ liệu phục vụ hoạt động chuyên môn lâu dài. Đơn vị cũng đã thành lập tổ số hóa, phân công nhiệm vụ để tiếp tục triển khai đối với khối hồ sơ lưu trữ từ năm 1975 đến nay.

Cùng với số hóa hồ sơ, yêu cầu công khai, minh bạch trong hoạt động xét xử được chú trọng. Trong thời gian từ tháng 7/2025 đến hết tháng 6/2026, TAND khu vực 7 đã công bố 265 bản án, quyết định đủ điều kiện trên Cổng thông tin điện tử TAND.

Những bản án, quyết định được công khai vừa giúp người dân thuận lợi hơn trong tiếp cận thông tin tư pháp, vừa tạo nguồn tài liệu để đội ngũ Thẩm phán nghiên cứu, tham khảo kinh nghiệm xét xử.

Trợ lý ảo Tòa án cũng dần trở thành công cụ hỗ trợ hoạt động chuyên môn. 16/16 công chức thuộc diện sử dụng đã có tài khoản và cập nhật đầy đủ các tiêu chí. Trong một năm, hệ thống ghi nhận 2.952 lượt tương tác, 56 câu hỏi, 11 tình huống pháp lý cùng 667 lượt bình luận.

Những con số ấy cho thấy chuyển đổi số không còn dừng lại ở việc “có phần mềm”, mà đang chuyển dần sang khai thác và sử dụng công nghệ phục vụ trực tiếp công việc chuyên môn.

Một “dòng chảy” dữ liệu số vì thế đang từng bước được hình thành, bắt đầu từ khi hồ sơ được tiếp nhận, cập nhật, xác thực thông tin, giải quyết cho đến công khai bản án, quyết định sau xét xử.

Lấy sự thuận tiện của người dân làm thước đo

Chuyển đổi số trong hoạt động Tòa án chỉ thực sự có ý nghĩa khi những thay đổi bên trong cơ quan được chuyển hóa thành lợi ích cụ thể đối với người dân.

Điều này càng có ý nghĩa tại TAND khu vực 7, khi có những địa bàn người dân phải di chuyển 50-60km mới đến được trụ sở Tòa án. Một thủ tục được thực hiện trực tuyến, một văn bản có thể nhận trên môi trường điện tử đồng nghĩa với việc người dân có thể giảm thời gian, chi phí và những chuyến đi không cần thiết.

Từ tháng 3/2026, TAND khu vực 7 triển khai tống đạt văn bản tố tụng trên môi trường số. Thông báo thụ lý, quyết định đưa vụ án ra xét xử, quyết định công nhận sự thỏa thuận, bản án và những văn bản đủ điều kiện được gửi đến đương sự qua tài khoản VNeID thông qua hệ thống quản lý án.

Từ ngày 5/3 đến 30/6/2026, đơn vị đã ban hành 67 văn bản tố tụng và thực hiện tống đạt điện tử qua VNeID cho 134 người tham gia tố tụng. TAND khu vực 7 đặt mục tiêu trong năm công tác có 80% văn bản tố tụng đủ điều kiện được tống đạt trên môi trường số.

Đằng sau con số 134 người là giá trị thực tế dễ nhận thấy. Thay vì phải đi hàng chục cây số chỉ để nhận một văn bản, trong những trường hợp đáp ứng điều kiện, người tham gia tố tụng có thể tiếp nhận ngay trên tài khoản định danh điện tử của mình.

Cùng với tống đạt điện tử, các dịch vụ tư pháp công trực tuyến, nộp tạm ứng án phí trực tuyến tiếp tục được triển khai. Trong quá trình tiếp công dân, cán bộ Tòa án trực tiếp tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận các tiện ích số.

Việc tổ chức phiên tòa trực tuyến cũng tạo thêm những chuyển biến trong hoạt động xét xử. Từ tháng 7/2025 đến hết tháng 6/2026, đơn vị đã tổ chức 30 phiên tòa trực tuyến, trong đó có những phiên kết nối với các TAND khu vực khác.

Tháng 5/2026, hệ thống phiên họp, phiên tòa trực tuyến đa màn hình được lắp đặt và đưa vào vận hành, đáp ứng yêu cầu tổ chức xét xử, phiên tòa rút kinh nghiệm trong môi trường số.

Trao đổi với phóng viên, ông Trần Anh Sáng, Chánh án TAND khu vực 7 - Nghệ An cho biết, chuyển đổi số được đơn vị xác định là quá trình lâu dài, trong đó công nghệ phải gắn với yêu cầu nâng cao chất lượng giải quyết, xét xử và phục vụ người dân.

Theo ông Sáng, với đặc thù địa bàn rộng, nhiều người dân sinh sống xa trụ sở Tòa án, những tiện ích như tống đạt văn bản qua VNeID, dịch vụ tư pháp trực tuyến hay số hóa hồ sơ càng cho thấy giá trị thiết thực.

Khi một thủ tục được rút ngắn, một lần đi lại được giảm bớt thì hiệu quả chuyển đổi số được thể hiện bằng chính sự thuận tiện của người dân.

“Chúng tôi xác định chuyển đổi số không phải là câu chuyện của riêng công nghệ, mà trước hết là đổi mới tư duy và phương thức làm việc của mỗi cán bộ. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao chất lượng hoạt động Tòa án, công khai, minh bạch hơn và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân khi thực hiện các quyền, nghĩa vụ tố tụng”, ông Sáng chia sẻ.

Thời gian tới, TAND khu vực 7 tiếp tục số hóa hồ sơ lưu trữ, hoàn thiện và làm sạch dữ liệu, khai thác hiệu quả các phần mềm dùng chung, tăng tỷ lệ tống đạt văn bản trên môi trường số và đẩy mạnh hướng dẫn người dân sử dụng các dịch vụ tư pháp trực tuyến.

Chuyển đổi số ở TAND khu vực 7 - Nghệ An đang được hiện thực hóa từ chính những công việc hằng ngày, bằng sự thay đổi trong tư duy, cách làm và từng quy trình nghiệp vụ.

Mỗi hồ sơ được số hóa, mỗi dữ liệu được chuẩn hóa hay mỗi thủ tục được thực hiện trên môi trường điện tử không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Tòa án, mà quan trọng hơn là mang lại những thuận lợi cụ thể cho người dân.

Ở một địa bàn rộng, có nơi người dân phải vượt hàng chục kilômét để đến trụ sở Tòa án, giá trị của chuyển đổi số càng được nhìn thấy rõ qua những lần đi lại được giảm bớt, những thủ tục được rút ngắn và khả năng tiếp cận các dịch vụ tư pháp thuận tiện hơn.

Đó cũng là thước đo để công nghệ thực sự phát huy giá trị trong hoạt động tư pháp: không dừng lại ở những con số hay phần mềm, mà được thể hiện bằng hiệu quả công việc, sự minh bạch và những tiện ích thiết thực mà người dân có thể cảm nhận.