Quy trình thành lập phòng công chứng được thực hiện như thế nào?

Bộ Tư pháp vừa ban hành Quyết định 1782/QĐ-BTP công bố bổ sung thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

Theo thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1782/QĐ-BTP năm 2024 thì thủ tục thành lập phòng công chứng được thực hiện như sau:

Về trình tự thực hiện: Sở Tư pháp trình UBND cấp tỉnh đề án thành lập Phòng công chứng; UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Phòng công chứng.

Về cách thức thực hiện: Trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến (nếu thủ tục hành chính đã được cung cấp trực tuyến).

Thành phần, số lượng hồ sơ, doạnhn nghiệp cần chuẩn bị là 01 bộ hồ sơ, gồm: Đề án thành lập Phòng công chứng.

Sở Tư pháp là đối tượng thực hiện thủ tục hành chính, UBND cấp tỉnh giải quyết thủ tục.

Theo quy định tại Điều 19, 20 Luật Công chứng 2014 thì phòng công chứng và việc thành lập phòng công chứng được quy định như sau: Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập. Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

Trong trường hợp UBND cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Luật Công chứng 2014.