Không yêu cầu người dân xuất trình giấy tờ đã tích hợp trên VNeID khi chứng thực

Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực; chứng thực giao dịch là việc xác nhận thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch.

Một trong những nội dung quan trọng của Nghị định là việc sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP theo hướng mở rộng đối tượng được thực hiện chứng thực. Ngoài Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Nghị định mới bổ sung thêm người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Quy định này góp phần tăng tính linh hoạt và giảm tải công việc cho cơ quan hành chính cơ sở.

Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của từng đối tượng thực hiện chứng thực. Chủ tịch UBND xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản, quyền sử dụng đất, nhà ở, di chúc, văn bản từ chối hoặc phân chia di sản… đồng thời chỉ đạo, tổ chức hoạt động chứng thực trên địa bàn. Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ, chữ ký, bản dịch đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài. Công chứng viên được chứng thực các loại giấy tờ, văn bản theo quy định và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Đáng chú ý, việc chứng thực không còn phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu trong các trường hợp như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch liên quan đến động sản, chứng thực di chúc hoặc văn bản ủy quyền về quyền sử dụng đất, nhà ở. Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất, còn chứng thực giao dịch về nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà, trừ những trường hợp đặc biệt được quy định riêng.

Một điểm mới quan trọng của Nghị định là quy định người thực hiện chứng thực không được yêu cầu người dân nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên ứng dụng VNeID. Khi người yêu cầu chứng thực xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID hoặc khi cơ quan có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự tra cứu, không yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ đã có. Đây là bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, giảm giấy tờ, giảm chi phí và thời gian cho người dân, phù hợp với mục tiêu xây dựng chính phủ số.

Cùng với đó, Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về trách nhiệm của UBND các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực. Theo đó, UBND cấp tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ, tuyên truyền pháp luật, ứng dụng công nghệ thông tin, kiểm tra hoạt động chứng thực và đăng tải danh sách người ký chứng thực của các UBND cấp xã trên cổng thông tin điện tử. UBND cấp xã quản lý trực tiếp việc chứng thực tại địa bàn, tuyên truyền pháp luật, cấp bản sao có chứng thực từ giao dịch đã được chứng thực, giải quyết khiếu nại, tố cáo và báo cáo định kỳ cho Sở Tư pháp.

Nghị định cũng bổ sung điều khoản chuyển tiếp, quy định các giao dịch đã được chứng thực trước ngày 1/7/2025 sẽ được sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc cấp bản sao có chứng thực tại UBND cấp xã nơi lưu trữ hồ sơ chứng thực. Các sổ chứng thực được lập trước ngày Nghị định có hiệu lực (1/11/2025) vẫn được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2025.