Số hóa hồ sơ tư pháp, bảo đảm tính liên tục hoạt động xét xử

Tại Tòa Phúc thẩm TANDTC tại Đà Nẵng, khối lượng hồ sơ tích lũy từ năm 1993 đến nay lên tới hơn 22.000 vụ việc. Đây là nguồn tài liệu có giá trị pháp lý quan trọng, phản ánh toàn bộ quá trình giải quyết vụ án qua nhiều cấp xét xử. Trên cơ sở đó, triển khai chủ trương số hóa hồ sơ tư pháp trong toàn hệ thống, đến nay đơn vị đã thực hiện số hóa 19.714 hồ sơ, từng bước hình thành cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ công tác quản lý, tra cứu và hỗ trợ hoạt động xét xử.

Tuy nhiên, với khối lượng hồ sơ lớn, trải dài qua nhiều năm, công tác tổ chức thực hiện cũng đặt ra yêu cầu cao. Nhiều tài liệu được lưu trữ từ giai đoạn đầu thành lập, giấy đã cũ, mực phai, thậm chí có dấu hiệu xuống cấp. Có những hồ sơ phải được bóc tách, kiểm tra từng trang trước khi đưa vào số hóa để bảo đảm không xảy ra sai sót. Do đó, việc xử lý các hồ sơ này đòi hỏi sự cẩn trọng ngay từ khâu bóc tách, phân loại, nhằm bảo đảm không làm hư hại tài liệu gốc.

Mỗi bộ hồ sơ không đơn thuần là tập hợp giấy tờ hành chính, mà là toàn bộ diễn biến của một vụ án, từ khởi kiện, điều tra, truy tố đến xét xử. Vì vậy, sai sót trong quá trình số hóa, dù chỉ là thiếu một trang hay nhầm lẫn thứ tự tài liệu, đều có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hồ sơ, tạo áp lực thường xuyên đối với cán bộ thực hiện.

Để bảo đảm tiến độ và chất lượng, Tòa Phúc thẩm tổ chức quy trình số hóa theo hướng chuyên môn hóa. Công việc được chia thành hai đội, mỗi đội đảm nhận một công đoạn riêng nhưng liên kết chặt chẽ. Đội thứ nhất thực hiện bóc tách, phân loại tài liệu, chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu kỹ thuật. Đây là bước đầu vào có ý nghĩa quyết định đối với toàn bộ quy trình.

Sau khi hoàn tất, hồ sơ được chuyển sang đội thứ hai để thực hiện số hóa. Tại đây, tài liệu được quét bằng thiết bị chuyên dụng, bảo đảm độ rõ nét, đầy đủ nội dung. Sau bước quét, từng trang tài liệu tiếp tục được kiểm tra, rà soát nhằm phát hiện sai sót, thiếu hụt. Quy trình này được thực hiện nhiều lớp, bảo đảm dữ liệu đầu ra đáp ứng yêu cầu chính xác.

Tiếp đó, hồ sơ được bàn giao trở lại để nhập dữ liệu và lưu trữ theo quy định. Quy trình khép kín giúp kiểm soát chặt chẽ từng khâu, hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu số.

Liên quan đến định hướng triển khai, Chánh tòa Tòa Phúc thẩm TANDTC tại Đà Nẵng Trần Huy Đức cho biết, đơn vị xác định số hóa hồ sơ tư pháp là nhiệm vụ trọng tâm trong lộ trình chuyển đổi số của ngành. “Số hóa không chỉ là lưu trữ, mà là bảo đảm tính liên tục của hoạt động tư pháp”, ông Trần Huy Đức nhấn mạnh.

Theo đó, ông Trần Huy Đức cho rằng, trong thực tiễn xét xử, nhu cầu tra cứu hồ sơ cũ phát sinh thường xuyên, đặc biệt đối với các vụ án có tính chất phức tạp hoặc cần xem xét theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm. Khi hồ sơ được số hóa, việc tìm kiếm, đối chiếu thông tin được thực hiện nhanh chóng, góp phần rút ngắn thời gian giải quyết vụ việc.

Không dừng lại ở đó, dữ liệu số còn tạo nền tảng cho việc kết nối, chia sẻ thông tin trong hệ thống tòa án. Đây là một trong những điều kiện quan trọng để xây dựng tòa án điện tử, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp trong giai đoạn mới.

Từ thực tế triển khai có thể thấy, trước khi thực hiện số hóa, việc tra cứu hồ sơ chủ yếu dựa vào lưu trữ thủ công. Cán bộ phải tìm kiếm trực tiếp trong kho lưu trữ, mất nhiều thời gian, đặc biệt với các hồ sơ đã lưu trữ lâu năm. Nguy cơ thất lạc, hư hỏng tài liệu cũng luôn hiện hữu.

Trong khi đó, khi chuyển sang dữ liệu số, việc tra cứu được thực hiện trên hệ thống điện tử, cho phép truy xuất nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, dữ liệu được lưu trữ an toàn, hạn chế tác động của thời gian và môi trường đối với tài liệu gốc, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý và xét xử.

Bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình số hóa cũng đặt ra yêu cầu về nhân lực, thiết bị và kiểm soát chất lượng. Việc xử lý hàng chục nghìn hồ sơ đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, từ khâu chuẩn bị, số hóa đến kiểm tra, lưu trữ. Đồng thời, cần bảo đảm hạ tầng công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ, bảo mật và khai thác dữ liệu.

Vì vậy, theo lãnh đạo đơn vị, kiểm soát chất lượng là yếu tố xuyên suốt trong toàn bộ quy trình. Mỗi hồ sơ sau khi số hóa đều phải được rà soát kỹ lưỡng trước khi đưa vào hệ thống, nhằm bảo đảm dữ liệu điện tử có giá trị tương đương với hồ sơ giấy.

Cũng theo ông Trần Huy Đức, trong thời gian tới, đơn vị tiếp tục hoàn thiện kế hoạch số hóa toàn bộ hồ sơ còn lại, đồng thời nâng cao chất lượng dữ liệu đã được số hóa. Việc này được thực hiện song song với yêu cầu bảo đảm tiến độ và tuân thủ quy định. “Số hóa hồ sơ là công việc lâu dài, cần thực hiện liên tục, vừa đáp ứng yêu cầu trước mắt, vừa phục vụ lâu dài cho hoạt động xét xử”, ông Trần Huy Đức cho biết thêm.

Từ thực tiễn triển khai tại Tòa Phúc thẩm TANDTC tại Đà Nẵng cho thấy, số hóa hồ sơ tư pháp là một giải pháp kỹ thuật, đồng thời đánh dấu bước chuyển trong phương thức vận hành của hệ thống Tòa án. Khi dữ liệu được tổ chức khoa học, khai thác hiệu quả, hoạt động xét xử được hỗ trợ trực tiếp, góp phần nâng cao chất lượng và tính minh bạch của tư pháp.

Trong tiến trình chuyển đổi số, những công việc mang tính nền tảng như số hóa hồ sơ diễn ra lặng lẽ nhưng giữ vai trò then chốt đối với hoạt động tư pháp. Từng bước chuyển đổi kho hồ sơ giấy thành dữ liệu số góp phần gìn giữ giá trị pháp lý của tài liệu, đồng thời tạo nền tảng để hệ thống xét xử vận hành ổn định, thích ứng với yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Đây cũng là nền tảng để hoạt động tư pháp vận hành nhất quán, có cơ sở trong môi trường số.