Hà Nội: Bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ thông suốt khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Chỉ thị nêu rõ: Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TƯ của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Để công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Chủ tịch UBND TP. Hà Nội yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy; thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật Nhà nước.

Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được phép mang hoặc gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bằng bất cứ hình thức nào ra khỏi nơi bảo quản tài liệu khi chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Các đơn vị, cá nhân thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó; đối với hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng.

Đồng thời, chịu trách nhiệm bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện cần thiết khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Thực hiện nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định của pháp luật. Phối hợp với Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố quản lý tạm thời tài liệu khác cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Cùng với đó, chỉ đạo đơn vị, cá nhân phối hợp với đơn vị vận hành Hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê, khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo quản an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đóng phông lưu trữ cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động; cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày có quyết định hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành, hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong, bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện bảo đảm khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo đảm an toàn tài liệu của đơn vị.

Theo Chỉ thị, ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới kịp thời chỉ đạo đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố; Hệ thống dịch vụ công; đăng ký cấp con dấu, chứng thư số chuyên dùng công vụ theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử Thành phố, các đơn vị quản lý vận hành hệ thống và các đơn vị có liên quan tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo thẩm quyền quản lý của pháp luật.

Sở Nội vụ được giao chủ trì hướng dẫn, khảo sát và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện việc bảo quản, bàn giao hồ sơ. Sở Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí, thẩm định phương án bảo quản và cải tạo kho lưu trữ. Các đơn vị vận hành hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu liên tục, không gián đoạn. Công an Thành phố phối hợp bảo vệ an toàn, giải mật và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm.