Chi tiết thủ tục hành chính trong thanh toán chi phí tố tụng

Thủ tục thanh toán chi phí xem xét, thẩm định tại chỗ

Theo quy định mới, sau khi hoàn tất hoạt động xem xét, thẩm định tại chỗ, các cá nhân tham gia (bao gồm người được mời tham gia và người tiến hành thực hiện) có trách nhiệm lập 01 bộ hồ sơ đề nghị thanh toán gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng. Hồ sơ có thể được gửi qua đường bưu điện, nộp trực tiếp hoặc trực tuyến nếu đáp ứng điều kiện kỹ thuật.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo để người đề nghị bổ sung. Việc thanh toán chi phí sẽ được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Thành phần hồ sơ bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 204/2025/NĐ-CP và bản chính các hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh chi phí phát sinh. Không có quy định về phí, lệ phí trong quá trình thực hiện thủ tục này.

Thủ tục tạm ứng, thanh toán chi phí định giá tài sản

Thủ tục này áp dụng đối với Hội đồng định giá tài sản khi có nhu cầu tạm ứng hoặc thanh toán chi phí định giá trong quá trình tố tụng.

Tạm ứng chi phí định giá: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu định giá tài sản, Hội đồng định giá gửi hồ sơ đề nghị tạm ứng tới cơ quan tiến hành tố tụng. Mức tạm ứng không vượt quá chi phí đã được tính toán trong bảng dự toán gửi kèm hồ sơ.

Thanh toán chi phí định giá: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có kết quả định giá, Hội đồng định giá gửi hồ sơ đề nghị thanh toán. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo trong 03 ngày để bổ sung. Việc thanh toán sẽ được thực hiện trong 10 ngày làm việc sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ.

Hồ sơ bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 02) hoặc Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 01); bảng tính chi phí, văn bản yêu cầu định giá và các hóa đơn, chứng từ hợp pháp liên quan.

Thủ tục tạm ứng, thanh toán chi phí giám định trong tố tụng hình sự

Thủ tục này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân thực hiện giám định theo trưng cầu của cơ quan tiến hành tố tụng.

Tạm ứng chi phí giám định: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định trưng cầu giám định, tổ chức/cá nhân giám định gửi hồ sơ đề nghị tạm ứng tới cơ quan có thẩm quyền. Việc tạm ứng được thực hiện theo nội dung trong thông báo đề nghị của tổ chức/cá nhân giám định theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Pháp lệnh Chi phí tố tụng.

Thanh toán chi phí giám định: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có kết quả giám định, tổ chức/cá nhân giám định nộp hồ sơ đề nghị thanh toán. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, trong 03 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền phải yêu cầu bổ sung. Thanh toán sẽ được thực hiện trong 10 ngày kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Hồ sơ gồm: Giấy đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán (Mẫu số 01 hoặc 02) và bản chính các hóa đơn, chứng từ chứng minh chi phí phát sinh.

Thủ tục thanh toán chi phí cho Hội thẩm và bào chữa viên nhân dân trong trường hợp chỉ định người bào chữa

Theo quy định mới tại Quyết định số 2526/QĐ-BTC, chi phí tham gia tố tụng của Hội thẩm và bào chữa viên nhân dân trong trường hợp được chỉ định làm người bào chữa trong tố tụng hình sự sẽ được thanh toán theo trình tự, thủ tục cụ thể.

Đối với Hội thẩm, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày kết thúc phiên tòa, Hội thẩm có trách nhiệm gửi hồ sơ đề nghị thanh toán chi phí tới Tòa án. Việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc qua môi trường điện tử nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng kỹ thuật. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, Tòa án sẽ thông báo và yêu cầu bổ sung trong vòng 3 ngày kể từ ngày tiếp nhận. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, việc thanh toán sẽ được thực hiện trong thời hạn 10 ngày.

Hồ sơ đề nghị thanh toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định số 204/2025/NĐ-CP; bảng kê thời gian tham gia phiên tòa, thời gian nghiên cứu hồ sơ có xác nhận của Chủ tọa phiên tòa; cùng với các hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh các khoản chi phí hợp lý đã phát sinh theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 46 của Pháp lệnh Chi phí tố tụng năm 2024.

Đối với bào chữa viên nhân dân được chỉ định tham gia tố tụng hình sự, sau mỗi giai đoạn tố tụng (điều tra, truy tố, xét xử), bào chữa viên có thể gửi hồ sơ đề nghị thanh toán đến cơ quan có thẩm quyền đã yêu cầu cử người bào chữa. Tương tự như quy trình của Hội thẩm, nếu hồ sơ chưa hợp lệ sẽ được yêu cầu bổ sung trong 3 ngày, và việc chi trả được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Hồ sơ gồm: Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 01), bảng kê thời gian làm việc có xác nhận của người tiến hành tố tụng và cơ quan có thẩm quyền, cùng với hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh chi phí phát sinh phù hợp với quy định tại các điểm b, c, d và đ khoản 2 Điều 49 Pháp lệnh Chi phí tố tụng năm 2024.

Thủ tục thanh toán chi phí cho người làm chứng, người chứng kiến, người phiên dịch, người dịch thuật và người tham gia phiên tòa, phiên họp giải quyết vụ việc, vụ án

Nhằm bảo đảm quyền lợi của các cá nhân hỗ trợ quá trình tố tụng, Quyết định số 2526/QĐ-BTC cũng quy định rõ thủ tục thanh toán chi phí cho người làm chứng, người chứng kiến, người phiên dịch, người dịch thuật và những người tham gia các phiên tòa, phiên họp giải quyết vụ án, vụ việc theo quy định tại khoản 1 Điều 69 Pháp lệnh Chi phí tố tụng năm 2024.

Sau khi hoàn thành công việc hoặc kết thúc phiên tòa, phiên họp, các đối tượng nêu trên có thể gửi hồ sơ đề nghị thanh toán chi phí đến cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng. Hồ sơ được gửi thông qua ba hình thức: nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc trực tuyến nếu điều kiện kỹ thuật cho phép.

Trong vòng 3 ngày kể từ ngày tiếp nhận, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung. Khi hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, việc thanh toán sẽ được thực hiện trong vòng 10 ngày.

Thành phần hồ sơ bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu số 01 kèm theo Nghị định số 204/2025/NĐ-CP và bản chính các hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh các khoản chi phí hợp lý, cần thiết đã phát sinh.

Tất cả các thủ tục trên đều có thể được thực hiện thông qua 03 hình thức: nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tuyến trên môi trường điện tử nếu đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật.

Các mẫu giấy tờ sử dụng trong thủ tục hành chính này được ban hành kèm theo Nghị định 204/2025/NĐ-CP. Việc thực hiện các thủ tục không yêu cầu phí, lệ phí, đồng thời không đặt ra điều kiện hay yêu cầu cụ thể đối với đối tượng thực hiện.