Hà Nội xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu
Mới đây, UBND TP. Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2112/QĐ-UBND về việc phê duyệt đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội”.
Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” được xây dựng nhằm số hóa kết hợp với tổng sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã theo tiến độ tại Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
Việc triển khai đề án nhằm hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn thành phố, bảo đảm dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng.
Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp AI, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng.
Bên cạnh đó, còn tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội một cách nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch, hướng đến cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ.
Để triển khai Đề án, UBND TP. Hà Nội đã triển khai 6 giải pháp sau liên quan đến: Các giai đoạn của Đề án; rà soát, đánh giá và phân loại tài liệu; chuẩn hóa quy trình chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu; xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; kế hoạch triển khai; các yếu tố cần thiết cho sự khả thi của đề án.
Trong đó, về các giai đoạn của Đề án gồm 02 giai đoạn: Giai đoạn 1 triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu của cơ quan trên địa bàn Thành phố, Đề án sẽ tập trung triển khai các ưu tiên 1 và ưu tiên 2 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp huyện và cấp xã; giai đoạn 2 là xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung Thành phố, trong đó, một số nội dung sẽ được thực hiện song song với giai đoạn 1.
Về chuẩn hóa quy trình chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu phải đảm bảo quá trình triển khai được bài bản, đáp ứng tiêu chuẩn và có căn cứ xác định trách nhiệm trong trường hợp cần thiết.
Đối với quy trình số hóa: Đối tượng được số hóa là toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể của cấp huyện và cấp xã trên địa bàn Thành phố có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên tái sử dụng; đối với các tài liệu đã số hóa, đã đảm bảo chất lượng, không số hóa lại.
Về xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung: Phải đảm bảo các nguyên tắc chính là kho dữ liệu phải được xây dựng phải đặt tại Trung tâm dữ liệu chính của Thành phố, chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan có thẩm quyền; nền tảng cơ sở dữ liệu phải được xây dựng theo hướng mở, dễ dàng tích hợp để đồng bộ và chia sẻ dữ liệu, có API dùng chung, cho phép kết nối nhiều hệ thống và nền tảng khác nhau…, hệ thống có thể tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công sức quản lý và nâng cao hiệu quả khai thác dữ liệu.
UBND TP. Hà Nội giao Trung tâm Phục vụ hành chính công là cơ quan thường trực, tham mưu giúp UBND TP trong việc tổ chức triển khai thực hiện Đề án này. Đồng thời, chủ trì, tổ chức triển khai, làm chủ đầu tư thực hiện dự án số hóa tập trung và xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu của các cơ quan trên toàn Thành phố theo Đề án đã được phê duyệt, đảm bảo quy định pháp luật; thuê đơn vị tư vấn xây dựng kho cơ sở dữ liệu dùng chung; giao Trung tâm chủ động cân đối điều chỉnh từ nguồn kinh phí đã được giao dự toán năm 2025; lựa chọn các tổ chức, cá nhân nghiên cứu, đề xuất giải pháp, phương án kỹ thuật, công nghệ.