Khi nào cần làm lại sổ đỏ sau sáp nhập?
Bộ Nông nghiệp và Môi trường (trước đây là Bộ Tài nguyên và Môi trường) đã ban hành Công văn số 991 hướng dẫn cụ thể việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai phù hợp với thay đổi địa giới hành chính.
Trước thực tiễn nhiều địa phương đang triển khai việc sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp xã, huyện nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, Bộ Nông nghiệp và Môi trường (trước đây là Bộ Tài nguyên và Môi trường) đã ban hành Công văn số 991 hướng dẫn cụ thể việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai phù hợp với thay đổi địa giới hành chính.
Điểm nhấn quan trọng trong văn bản này là việc không bắt buộc người dân phải đồng loạt điều chỉnh lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất – thường gọi là “sổ đỏ” – sau khi địa phương thực hiện sáp nhập, trừ khi có nhu cầu cá nhân hoặc đang thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai. Cách tiếp cận này thể hiện tinh thần cải cách hành chính, tiết kiệm chi phí, tránh gây phiền hà cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi đơn vị hành chính.
Tuy nhiên, đối với các trường hợp cần chỉnh lý như thay đổi số tờ, số thửa, địa chỉ thửa đất trên sổ đỏ, việc thực hiện sẽ căn cứ theo quy định tại Điều 41 Thông tư số 10/2024 của Bộ Nông nghiệp và Môi trường.
Trường hợp cuốn sổ đỏ đã cấp không còn dòng trống để ghi nhận nội dung thay đổi, cơ quan chức năng sẽ tiến hành cấp sổ mới theo hướng dẫn tại Điều 23 của Nghị định số 101/2024 của Chính phủ, bảo đảm tính chính xác và đồng bộ trong thông tin quản lý đất đai.
Về bản đồ địa chính, Bộ yêu cầu cập nhật tên gọi hành chính mới của các đơn vị hành chính cấp tỉnh và cấp xã sau khi sắp xếp. Đồng thời, thông tin về đơn vị hành chính cũ cần được ghi chú rõ bên ngoài khung bản đồ nhằm phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Các yếu tố thể hiện ngoài khung bản đồ như tên tỉnh, xã, mốc địa giới hành chính, đường ranh giới, các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất, ghi chú thuyết minh... cũng cần được chỉnh lý lại cho phù hợp với địa giới hành chính mới.
Đặc biệt, tại các khu vực giáp ranh giữa các tỉnh, thành phố mà trước đây đang sử dụng các kinh tuyến trục khác nhau, các địa phương cần xem xét, lựa chọn một kinh tuyến trục thống nhất, nhằm bảo đảm tính liên tục và đồng bộ trong hệ thống bản đồ địa chính.
Bên cạnh đó, UBND cấp tỉnh sau khi sáp nhập có trách nhiệm chỉ đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường chuyển đổi toàn bộ cơ sở dữ liệu đất đai đang vận hành trên các phần mềm khác nhau sang một hệ thống phần mềm thống nhất. Việc này nhằm cập nhật, liên thông và chia sẻ dữ liệu hiệu quả giữa các cấp quản lý, phục vụ tốt hơn công tác quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ cho người dân.
Dữ liệu không gian đất đai nền cũng cần được bổ sung nhóm thông tin mới gồm mã cấp xã, số hiệu tờ bản đồ, số thửa đất và địa chỉ theo đơn vị hành chính mới, đúng theo quy định tại Nghị định số 101/2024 của Chính phủ.
Để bảo đảm việc chuyển đổi hành chính không làm gián đoạn hoạt động quản lý đất đai, UBND các tỉnh, thành phố được giao rà soát, thống kê đầy đủ danh mục hồ sơ địa chính, các loại sổ sách, tài liệu dạng giấy và điện tử đã được lưu trữ qua nhiều giai đoạn. Toàn bộ các tài liệu này cần sẵn sàng bàn giao cho đơn vị hành chính mới, tránh thất lạc, đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quản lý.
Riêng đối với các sổ cấp Giấy chứng nhận đã được lập khi cấp sổ đỏ lần đầu, Bộ yêu cầu các địa phương phải bàn giao về chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai ngay sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính để lưu trữ theo đúng quy định.
Đối với hồ sơ địa chính điện tử đang được vận hành trong cơ sở dữ liệu đất đai, các cơ quan chức năng tiếp tục duy trì, khai thác phục vụ công tác quản lý, tra cứu và cung cấp dịch vụ cho người dân, doanh nghiệp một cách thông suốt.
Văn bản hướng dẫn này được đánh giá là kịp thời và cần thiết, thể hiện sự chủ động trong việc cập nhật hệ thống pháp lý, đồng thời bảo đảm quyền lợi của người dân trong bối cảnh đất nước đang triển khai mạnh mẽ công tác sắp xếp đơn vị hành chính, hướng tới nền hành chính hiện đại, hiệu quả và bền vững.