Nhiều cán bộ xã, phường gửi thư xin lỗi người dân
Ngày 9/8, thông tin từ UBND TP Thanh Hóa ( tỉnh Thanh Hóa) cho biết, đang tổng hợp báo cáo kết quả giải trình của các xã, phường về việc thực hiện thủ tục hành chính và quy định công khai xin lỗi bằng văn bản khi giải quyết quá hạn thủ tục hành chính, theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND TP Thanh Hóa.
Theo đó, tại phường Quảng Phú, Quảng Đông, Đông Hưng… những hồ sơ thủ tục hành chính chậm, quá hạn thủ tục, các phường này đã có thư, phiếu xin lỗi gửi tới từng hộ dân bị chậm xử lý thủ tục hành chính, nêu lý do chậm trễ, mong người dân thông cảm, chia sẻ, góp ý…
Trong văn bản của UBND phường Quảng Phú vừa gửi Chủ tịch UBND TP Thanh Hóa, từ ngày 1/1 - 28/7, UBND phường Quảng Phú có 11 hồ sơ quá hạn giải quyết. Trong đó, lĩnh vực hộ tịch là 6 hồ sơ; lĩnh vực tư pháp là 1 hồ sơ; lĩnh vực đất đai, xây dựng là 4 hồ sơ.
Các hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai - xây dựng, do công chức địa chính - xây dựng mới lần đầu tiến hành nhập hồ sơ trên hệ thống phần mềm, chưa nắm rõ quy trình nên để hồ sơ quá thời hạn giải quyết. Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp, do hệ thống phần mềm lỗi nhiều lần, công chức tư pháp - hộ tịch không cập nhật thường xuyên nên dẫn đến hồ sơ trên hệ thống trả cũng bị quá hạn.
Trường hợp bị chậm trả hồ sơ, cán bộ phụ trách lĩnh vực đã có phiếu xin lỗi với nội dung nêu lý do chậm trễ, mong người dân thông cảm, chia sẻ, góp ý...
Cụ thể như, tại phiếu xin lỗi gửi công dân Lê Duy Thịnh (phường Quảng Tâm, TP Thanh Hóa), ông Hoàng Mạnh Hùng, công chức Tư pháp - hộ tịch, phường Quảng Phú, viết: Lý do chậm trả hồ sơ cho ông Thịnh là máy tính gặp sự cố, thao tác trên phần mềm bị lỗi nên có ảnh hưởng đến thời gian xử lý, trả kết quả “Sự chậm trễ này gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức đi lại của ông, nên tôi làm phiếu này xin lỗi ông và mong muốn được ông đóng góp ý kiến để tôi được hoàn thiện hơn trong công tác tiếp nhận hồ sơ...”
Tương tự, thư xin lỗi công dân Phạm Xuân Th. (phố Chính Hảo, phường Quảng Đông), UBND phường Quảng Đông cho biết, ngày 5/7/2023 phường này nhận được hồ sơ của công dân về việc đề nghị giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh. Sau khi nhận được hồ sơ, phường đã phân công cho cán bộ công chức thuộc bộ phận chuyên môn để giải quyết.
Theo quy định, phường sẽ trả kết quả vào ngày hôm sau (ngày 6/7), nhưng do phần mềm bị lỗi dẫn tới hệ thống báo trả kết quả hồ sơ bị trễ 1 ngày theo quy định. "Sự chậm trễ này là do lỗi quy trình phần mềm, UBND phường đã tiến hành họp và nhắc nhở rút kinh nghiệm, không để xảy ra tình trạng quá hạn như trên. UBND phường Quảng Đông trân trọng xin lỗi và mong nhận được sự thông cảm của công dân Phạm Xuân Th."- thư xin lỗi nêu.
Được biết, văn bản chỉ đạo của Chủ tịch UBND TP Thanh Hóa yêu cầu tất cả các xã, phường báo cáo kết quả giải trình về UBND TP Thanh Hóa trước ngày 10/8.