Phần mềm ERP 3 WIN: Công cụ quản lý bán hàng online hữu hiệu

Phần I - Tăng tỷ lệ chốt: Tưởng không dễ mà dễ không tưởng

Hơn 1 thập kỷ qua đã chứng kiến “nền kinh tế online” bùng nổ, biến nhiều người thành triệu phú. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố như cạnh tranh gia tăng, Facebook thay đổi tính năng,… bán hàng online ngày càng trở nên khó khăn hơn. Khó khăn đó được thể hiện qua tỷ lệ chốt sụt giảm.

Để cải thiện tỷ lệ chốt, nhiều “doanh nhân mạng” đã sử dụng rất nhiều biện pháp khác nhau như. Chị Phương Anh, một người chuyên bán đồng hồ nữ chia sẻ: “Trước đây, tôi có gần 20 nhân sự để phục vụ cho 6.000 đơn mỗi tháng. Nhưng suốt cả năm qua, tỷ lệ chốt đơn rơi tự do. Vẫn với 20 nhân sự, đơn hàng chỉ còn vài trăm khiến shop của tôi đứng trên bờ vực thẳm”.

Chị Phương Anh cho biết chị đã sử dụng nhiều biện pháp tốn kém như tăng tiền lương với hy vọng tìm được nhân sự tốt, tăng tiền chạy quảng cáo để phổ biến sản phẩm hơn với khách hàng,… Thế nhưng, kết quả vẫn rất lẹt đẹp, doanh số chưa thể đạt được con số 1.000 đơn.

Tuy nhiên, rất may mắn, chị được một người bán mách cho phần mềm ERP 3 WIN. Sau một thời gian ngắn sử dụng, dù chưa đạt tới thời đỉnh cao 6.000 đơn mỗi tháng nhưng chị đã vươn tới con số ngàn đơn.

“Trước đây, tôi cũng sử dụng phần mềm bán hàng online của một công ty lớn. Tôi nghĩ phần mềm đó đã tối ưu lắm rồi nên thay đổi phần mềm không nằm trong các danh mục biện pháp cải thiện tỷ lệ chốt của tôi”, chị Phương Anh chia sẻ.

Dù vậy, nhờ tin tưởng người bạn của mình, một người mới gia nhập thị trường bán cá thính Phú Thọ hơn một năm nhưng đã đạt doanh thu 850 triệu đồng mỗi tháng, chị Phương Anh quyết định dùng thử phần mềm ERP 3 WIN. Ngay trong tháng đầu sử dụng ERP 3 WIN, tỷ lệ chốt của shop chị Phương Anh đã tăng 25%. Và sau đó tăng dần đều theo tháng.

Chỉ ra kênh bán hàng hiệu quả nhất

“Phần mềm này có rất nhiều tính năng mà phần mềm cũ tôi sử dụng không có được. ERP 3 WIN cho tôi biết tỷ lệ chốt chung của cả shop là bao nhiêu; kênh nào, nhóm nào hiệu quả nhất, nhóm nào mang lại doanh số cao nhất. Từ đó, tôi sẽ tối ưu được các kênh quảng bá sản phẩm”, chị Phương Anh phân tích.

Không chỉ có vậy, ERP 3 WIN còn phân tích sâu hơn về hiệu quả các kênh. Thông thường kênh quảng bá nào có tỷ lệ chốt cao hơn sẽ được chọn. Thực tế, có trường hợp, tỷ lệ chốt cao nhưng doanh số bán ra thấp vì ít khách quan tâm. Ngược lại, có kênh tỷ lệ chốt thấp hơn một chút nhưng số đơn cao vượt trội vì tiếp cận được nhiều khách hàng. “ERP 3 WIN phân tích đến mức chi tiết nhất có thể nên tôi chỉ cần nhìn vào bảng thống kê và biểu đồ phân tích là dễ dàng chọn được những kênh bán hàng phù hợp nhất”, chị Phương Anh khoe.

Tìm được nhân viên hiệu quả nhất

ERP 3 WIN không chỉ tìm ra được kênh bán hàng hiệu quả nhất mà còn cho các “doanh nhân mạng” thấy được nhân viên nào làm việc hiệu quả nhất, nhân viên nào đang yếu kém nhất trong số các nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp, shop.

Chị Phương Anh cho biết thêm trước đây với phần mềm cũ, chị không biết được ai làm việc tốt, ai không. Chị đo đếm hiệu quả nhân viên qua cảm tính. Bạn này cặm cụi làm việc, có lẽ là tốt, bạn kia thong dong, có lẽ không hiệu quả,… Nhưng với phần mềm ERP 3 WIN, chị không cần quan sát “bằng mặt thường”.

“Chỉ cần nhìn vào biểu đồ phân tích của phần mềm, vài giây sau là tôi biết ai làm tốt, ai không. ERP 3 WIN chỉ rõ tỷ lệ chốt của từng nhân sự. Nhân sự chốt tốt bằng cách nào. Tại sao nhân sự lại không chốt được khách,… Dựa vào thống kê đó, với tư cách người quản lý, tôi sẽ đưa ra từng giải pháp để giải quyết vấn đề cũng như xây dựng các chính sách đào tạo lương thưởng phù hợp cho nhân viên của mình”, chị Phương Anh “khoe” những gì ERP 3 WIN mang lại cho chị.

Ngoài ra, giao diện đơn giản, dễ dùng, thao tác nhanh, giảm thiểu sai sót cũng là điểm cộng của ERP 3 WIN. “Nhờ ERP 3 WIN, tăng tỷ lệ chốt tưởng chừng không dễ hoá ra lại dễ không tưởng”, chị Phương Anh đánh giá về công cụ làm việc mới của mình. Và hiện tại, chị đang mong chờ đơn hàng tăng lên 6.000 như thời đỉnh cao nhờ ERP 3 WIN.

Phần II - Giảm tỷ lệ hoàn: “Cây đũa thần” giúp tăng doanh thu, lợi nhuận

Suýt sạt nghiệp vì tỷ lệ hoàn tăng

Anh Hoàng Dũng có chuỗi cửa hàng thời trang nam với doanh số khá lớn. Nhưng từ năm ngoái, tình hình kinh doanh của shop đi xuống nhanh chóng. Nguyên nhân là tỷ lệ hoàn tăng dần đều theo thời gian.

“Tỷ lệ hoàn là vấn đề nhức nhối với người bán hàng online như chúng tôi. Shop của tôi thường free ship cho khách. Nhưng khi hàng bị hoàn, tôi phải trả tiền vận chuyển cả hai chiều. Sản phẩm giá chỉ từ 150.000 đồng tới 250.000 đồng nhưng tiền hoàn lên đến 60.000 đồng. Có tháng tỷ lệ hoàn quá cao, shop của tôi thua lỗ nặng nề”, anh Hoàng Dũng không giấu khó khăn của mình.

Theo anh Dũng, có rất nhiều lý do khiến tỷ lệ hoàn cao. Một phần do khách hàng. “Có nhiều khách hàng rất ‘lạ’. Khi tôi hỏi tại sao không nhận hàng, họ trả lời không thích thì không nhận thôi. Phần nữa là do nhân viên. Nhiều đơn quá lâu mà nhân viên không không biết do bên giao hàng quên, thất lạc... không liên hệ báo khách để khách biết dẫn đến khách thất vọng, đến từ chối lấy. Nhưng theo tôi, nguyên nhân vẫn nằm ở công nghệ. Vì không quản lý tốt từng khâu của quá trình bán hàng nên tỷ lệ hoàn tăng theo ngày”, anh Dũng phân tích.

Anh Dũng cho biết anh có sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online với giá 300.000 đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, phần mềm này không chia tách thông tin hợp lý nên rất khó sử dụng. Tất cả các thông tin từ quan trọng đến đến không quan trọng đều đồng loạt được đưa ra giao diện. Thông tin đơn hàng bị kéo dài sang nhiều trang nên nhân viên không dễ nắm bắt được tình trạng từng đơn. Tuy nhiên, điểm yếu “chí tử” này được cải thiện khi anh chuyển sang sử dụng phần mềm ERP 3 WIN.

Giao diện tối ưu

Anh Hoàng Dũng nhận xét phần mềm ERP 3 WIN có giao diện tối ưu. Giao diện không ôm đồm thông tin mà được sắp xếp vừa đủ thông tin cần thiết nhất. Phần quan trọng nhất được đưa ra ngoài cùng, các phần ít quan trọng hơn được sắp xếp vào mục con bên trong. Chỉ cần nhìn ngoài trang chủ, nhân viên có thể biết được tình trạng đơn hàng của 10 ngày gần nhất.

Giao diện thân thiện như Excel, thao tác đơn giản và nhanh. Giao thành công, Giao không thành công, Chuyển hoàn.... có màu nền khác nhau để nhân viên phụ trách có cái nhìn toàn cảnh nhanh nhất và đưa ra quyết định xử lý hiệu quả nhất

Ngoài ra việc chuyển trạng thái cuối, quản lý duyệt sẽ đẩy sang kế toán, từ đó giảm việc tạo đơn ảo, mất kho, rồi COD bị kế toán biển thủ sẽ không còn, vì đơn nào đã lấy tiền, lấy trong đợt nào, ngày nào, thừa thiếu đều hiển thị rõ.

Hệ thống báo động đỏ

Không chỉ có giao diện dễ thao tác, dễ theo dõi, có các thống kê phân tích, phần mềm ERP 3 WIN còn có “hệ thống báo động đỏ”. “Hệ thống báo động đỏ” giúp “doanh nhân mạng” giảm thiểu tỷ lệ hoàn.

Anh Hoàng Dũng chia sẻ trải nghiệm sử dụng phần mềm ERP 3 WIN. Theo anh Dũng, khi một đơn hàng nào đó có thời gian lên đến 3 ngày mà chưa giao thành công, “hệ thống báo động đỏ” được kích hoạt. Đầu tiên là Địa chỉ hiện màu đỏ. Sang đến ngày thứ 4, thêm số điện thoại của khách “hoá đỏ”. Sang ngày thứ 5, Họ tên của khách được bôi đỏ,… Chỉ cần nhìn vào màu đỏ của từng vị trí là nhân viên biết tình trạng đơn hàng “nguy hiểm” như thế nào.

“Ngay khi màu đỏ đầu tiên xuất hiện, tôi đã giao cho nhân viên liên hệ với các bên liên quan như phía vận chuyển, khách hàng,… để tìm nguyên nhân. Nhân viên sẽ thúc đẩy tất cả các bên để đơn hàng trôi chảy hơn”, anh Dũng cho biết.

Anh Dũng khẳng định nhờ vào giao diện thông minh, dễ sử dụng và “hệ thống báo động đỏ”, tỷ lệ hoàn của anh từ gần 30% giảm xuống còn 12%, có tháng còn 6% . Từ đó doanh thu và lợi nhuận của shop được cải thiện rất nhiều, vì không bị mất trắng cước chiều gửi đi, rồi phí chiều hoàn 50% chiều gửi nữa. Chưa kể tiền quảng cáo lại phải chia vào các đơn thành công còn lại, giờ hoàn giảm thì phí quảng cáo sẽ xuống thấp từ đó lợi nhuận gia tăng.

Anh Dũng cũng không quên chia sẻ thêm tính năng khác của ERP 3 WIN mà anh rất ứng ý. Đó là ERP 3 WIN giúp anh tăng tỷ lệ chốt, giảm tỷ lệ hoàn đơn, không thất thoát kho.

Phần III - Cách “triệt tiêu” lãi giả lỗ thật vì thất thoát kho

Lãi giả lỗ thật

Bán hàng online ngày càng chuyên nghiệp hoá. Bán hàng online được hỗ trợ bởi nhiều hệ thống phần mềm hữu dụng. Dù vậy, vẫn rất nhiều “doanh nhân mạng” than trời vì tình trạng lãi giả, lỗ thật. Nghĩa là tưởng chừng lãi đậm nhưng thực tế, shop lại đang thua lỗ trầm trọng.

Anh Đinh Hoàng Tiến, chủ shop giày dép chia sẻ về công việc của mình: “Giày dép là ngành có tỷ suất sinh lời rất cao. Một đồng vốn có thể mang về tới bốn đồng lời”.

Có tỷ suất sinh lời rất cao nhưng không có nghĩa ngành giày dép mang lại lợi nhuận cao. “Giá nhập thấp, nhân công và thuê mặt bằng đáng giá 1 đồng nhưng giá sản phẩm lên tới 5 đồng. Tính nhẩm sơ qua, shop đã lãi tới 4 đồng. Thực tế không phải vậy vì shop nào cũng phải nhập hàng tồn kho. Mà hàng tồn kho rất khó quản lý. Đây là khâu dễ khiến shop thất thoát gây nên tình trạng lãi giả, lỗ thật”.

Anh Tiến chia sẻ cụ thể: “Giày dép có nhiều size số nên tồn kho rất nhiều, ví dụ tôi nhập cả dây từ cỡ 35 đến 43 mà bán chỉ nhiều ở size 39 đến 42, nên đọng kho rất nhiều. Vì vậy lãi nằm hết ở kho, mà kho quản lý ko chắc sẽ dẫn đến mất mát, thất thoát, hư hỏng vì tồn quá lâu mà ko biết hoặc quên”.

Theo anh Tiến, kể cả các tập đoàn lớn cũng dễ thất thoát ở khâu tồn kho. Với các shop online, khâu này càng trở nên lỏng lẻo hơn. Anh từng bị nhân viên lấy trộm đồ bằng cách chế biến thừa thực phẩm. Tuy nhiên, phần mềm ERP 3 WIN đã “triệt tiêu” tình trạng này bằng cách quản lý thông minh và khoa học.

Thất thoát kho bằng 0, shop lãi thật

Anh Hoàng Tiến chia sẻ, do đánh giá được tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho, anh đã sử dụng rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng để tìm ra phương pháp tốt nhất. Và anh dừng lại ở phần mềm ERP 3 WIN.

“Tôi sử dụng phần mềm ERP 3 WIN và đánh giá thất thoát kho là bằng 0. Phần mềm cho biết hàng tồn kho tăng, giảm như thế này. Tăng thì từ đâu, đâu là nguồn nhập. Phần mềm đo đếm được cả số lượng và tiền. Còn nếu giảm, hàng tồn kho giảm từ đâu. Do bán được hàng hay hư hỏng hay được sử dụng làm quà tặng”, anh Hoàng Tiền giới thiệu.

Theo anh Tiến, trước kia, nếu muốn biết được cụ thể hàng tồn kho, anh phải xem rất nhiều báo cáo kế toán. Nhưng với ERP 3 WIN, anh chỉ cần bấm một nút là có thể biết được mọi “ngõ ngách” của chỉ tiêu này.

Để có thể làm được điều này, phần mềm ERP 3 WIN được mặc định chỉ chủ doanh nghiệp mới tác động được đến hàng tồn kho. Nghĩa là khi nhân viên gửi đề xuất xuất hàng (để bán, để tặng hoặc sửa chửa hoặc bỏ đi vì hư hỏng), chủ doanh nghiệp đồng ý, lệnh mới được thực hiện.

Cụ thể, phần mềm ERP 3 WIN quy định mỗi sản phẩm sẽ tạo thành 1 mã để quản lý – chủ shop sẽ truy được từng mã Xuất Nhập Tồn như nào: Ai nhập, Nhâp những đợt nào, ngày nào, số lượng, giá nhập, nhà/ nguồn nhập nào; Luân chuyển đi những kho nào, số lượng, ai luân chuyển; Hỏng thì hỏng như nào? Nhân viên phải up ảnh lên, vì vậy ko thể làm giả; Bán thì bán cho ai? Số lượng, ngày nào? Họ tên, số điện thoại, đỉa chỉ, Nếu cần chủ shop có thể gọi thẳng cho khách hàng để kiểm tra

Anh Hoàng Tiến đánh giá nhờ tính năng này mà nhân viên không thể làm giả lệnh hoặc các nhân viên ở nhiều bộ phận không thể câu kết với nhau để lấy trộm hàng. “Tôi đã sử dụng nhiều phần mềm nhưng chưa thấy ở đâu có tính năng ưu việt này. Vì vậy, từ ngày sử dụng ERP 3 WIN, tôi không mất một đồng nào từ hàng tồn kho. Và như vậy, shop của tôi không còn rơi vào cảnh lãi giả lỗ thật nữa. Chúng tôi luôn lãi thật”, anh Hoàng Tiến vui mừng.

Minh Khang