TAND TP.HCM: Áp dụng quy trình quản lý một cửa mang lại nhiều kết quả thiết thực

Văn phòng TAND TP. Hồ Chí Minh đã áp dụng quy trình quản lý một cửa, bước đầu mang lại kết quả tích cực.

Ông Thái Văn Tuấn, Chánh Văn phòng TAND TP. Hồ Chí Minh cho biết, nhiều năm qua, việc quản lý công việc tại Văn phòng TAND TP.Hồ Chí Minh được vận hành qua chương trình quản lý án, tuy có đạt được một số kết quả nhất định nhưng thực sự chưa đáp ứng yêu cầu về quản lý của cơ quan, vẫn còn nhiều bất cập không thể giải quyết được. Trước thực trạng trên, lãnh đạo văn phòng đã tổ chức khảo sát, nghiên cứu tìm ra một số nguyên nhân như: Có nhiều đầu vào phát sinh công việc ở các bộ phận khác mà văn phòng không thực hiện được việc quản lý đầu vào. Cụ thể: Văn phòng thực sự chưa quản lý đầu vào đầy đủ công việc phòng giám đốc kiểm tra (GĐKT) bởi đầu vào công việc này do chính phòng GĐKT thực hiện, không thông qua việc quản lý đầu vào của văn phòng.

Cán bộ văn phòng tiếp nhận bản án của thư ký chuyển về văn phòng

Việc quản lý án có kháng cáo của các loại án phi hình sự, do các Tòa chuyên trách thực hiện để xác định việc kháng cáo của các đương sự, văn phòng không nắm bắt được các hoạt động này. Từ đó, việc quản lý án kháng cáo yếu kém, dẫn đến việc quản lý hồ sơ lưu trữ không nắm bắt được hồ sơ nào phải lưu trữ, hồ sơ nào đã chuyển Tòa phúc thẩm TANDTC. Đến khi có án phúc thẩm, án giám đốc thẩm mới phát hiện hồ sơ có kháng cáo, kháng nghị nhưng văn phòng vẫn báo cáo đòi hồ sơ lưu trữ đối với các hồ sơ này…

Trước hiện trạng trên, sau khi nghiên cứu, tham khảo ở một số đơn vị khác, văn phòng đã thực hiện điều chỉnh, sắp xếp lại công việc ở tất cả các khâu nhằm thực hiện việc quản lý một cửa (đầu vào - đầu ra) tại văn phòng. Tổ chức triển khai mọi hoạt động đầu vào công việc của cơ quan phải thông qua văn phòng vào sổ sách, nhập vào máy tính, sau đó văn phòng sắp xếp, phân loại chuyển giao đến các bộ phận xử lý và giải quyết. Tất cả việc giao nhận phải lập biên bản đúng trình tự quy định và phù hợp với tố tụng,không bộ phận nghiệp vụ nào được tiếp nhận trực tiếp mà không thông qua văn phòng.Tổ chức thực hiện đầu ra công việc quy tụ về văn phòng, từ đó văn phòng sẽ tổ chức phát hành, trực tiếp tiếp nhận tống đạt đến các đương sự và các cơ quan tham gia tố tụng. Chẳng hạn như Thư ký không tự mình giao hồ sơ choVKS, Tòa phúc thẩm TANDTC… mà phải chuyển hồ sơ về văn phòng, qua đó văn phòng sẽ tổ chức thực hiện đúng theo yêu cầu của Thẩm phán và quy định của luật tố tụng. Từ đó,văn phòng mới có thể thực hiện chức năng quản lý, giám sát và thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan, đồng thời buộc các đơn vị nghiệp vụ phải bảo đảm thực hiện các thủ tục đúng thời hạn tố tụng.

Ông Tô Thanh Hải, người chủ trì đề án này chia sẻ: Việc thực hiện cơ chế một cửa (đầu vào - đầu ra) giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của các CBCC trong khi thực hiện nhiệm vụ. Do không trực tiếp tiếp xúc với đương sự nên sẽ hạn chế việc nhũng nhiễu và phải làm việc có chất lượng hơn do đầu ra giám sát và quản lý công việc của đầu vào.

Sau thời gian hai tháng thử nghiệm đã đạt được một số kết quả mà trước đây không thể thực hiện được trong công tác quản lý, cũng như trong công tác báo cáo. Việc bắt đầu ứng dụng mã vạch tạo tiền đề là bước ngoặt thay đổi quan trọng trong công tác quản lý. Hiện tại, toàn bộ hồ sơ xuất hiện từ ngày 1/10/2014 đã thực hiện mã vạch, đồng thời việc phát hành bản án cũng đang từng bước tiến hành mã vạch. Đồng thời, thông qua việc ứng dụng mã vạch, việc giao nhận hồ sơ đối với các cơ quan liên quan có nhiều đổi mới trong hình thức giao nhận hồ sơ. Các cơ quan VKS, Tòa phúc thẩm TANDTC, các TAND quận, huyện đều đồng tình với việc thực hiện biên bản có mã vạch. Do đó, từ nhiều đầu mối giao nhận hồ sơ đang dần dần trở về một đầu mối, tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý hồ sơ ngày một tốt hơn.

Chánh Văn phòng TAND TP. Hồ Chí Minh Thái Văn Tuấn cho biết thêm, áp dụng quy trình quản lý một cửa, ứng dụng mã vạch sẽ giúp Thẩm phán, thư ký giảm công việc so với trước, công việc chuyển nhiều về văn phòng. Tăng cường quản lý bằng máy tính, giảm thực hiện công việc thủ công nên công tác quản lý chặt chẽ hơn trước rất nhiều. Hiện nay, trong giai đoạn thử nghiệm, khi quy trình hoạt động ổn định thì biên chế văn phòng có thể giảm một nửa nhưng công việc vẫn đảm bảo. Hiện nay, văn phòng đang hoàn thiện Bộ thủ tục hồ sơ khởi kiện, khi đưa vào áp dụng, văn phòng sẽ bố trí kiosk tại TAND TP. Hồ Chí Minh và 24 TAND quận huyện, khi người dân đến nộp hồ sơ khởi kiện chỉ việc làm theo hướng dẫn của máy, in ra nội dụng cần phải nộp theo từng loại án, khi hoàn thành tất cả các yêu cầu thì nộp cho bộ phận tiếp nhận và nhận biên nhận.

:

Chánh án TAND TP. HCM Ung Thị Xuân Hương

Bà Ung Thị Xuân Hương, Chánh án TAND TP. Hồ Chí Minh chia sẻ:  “Khi mới về làm Chánh án TAND TP. Hồ Chí Minh, tôi rất ấn tượng với chương trình này. Hằng ngày ngồi vào máy tính là biết được tất cả các thông tin về án tồn, án bị hủy, sửa... của từng bộ phận, từng Tòa và của từng Thẩm phán trong toàn đơn vị. Áp dụng mã vạch sẽ giúp công tác quản lý, điều hành tốt hơn.”.